Загрузка...
Учебная работа. Курсовая работа: Решение практических задач в СУБД Access
Государственное образовательное учреждение высшего проф образования
Тульский муниципальный педагогический институт
имени Л.Н. Толстого
Факультета арифметики, физики и информатики
Кафедра информатики и ВТ
КУРСОВАЯ РАБОТА
на тему:
Решение практических задач в СУБД
Access
Выполнил:
студент 2 курса группы «A»
Чмель К.В.
Научный управляющий:
помощник кафедры «Информатика и ВТ»
Даниленко С.В.
Тула-2008
Содержание
Введение
1. Общие положения
2. Объекты MicrosoftAccess
2.1 Таблицы
2.2 Запросы и фильтры
2.2.1 Обычный запрос
2.2.2 Конструктор запросов
2.2.3 Построитель выражений
2.2.4 Создание вычисляемых полей
2.2.5 Фильтры
2.2.6 Параметрические запросы
2.2.7 Запросы на обновление
2.2.8 Редактирование запросов
2.3 Формы
2.3.1 Автоформы
2.3.2 Мастер форм
2.3.3 Диспетчер кнопочных форм
2.3.4 Редактирование формы
2.4 отчеты
2.4.1 Автоотчеты
2.4.2 Конструктор отчетов
2.4.3 Мастер отчетов
Заключение
Перечень литературы
Введение
Основой для учета, контроля и планирования служат различные картотеки, регистрационные журнальчики, списки и т.д. Они равномерно скапливаются и обновляются. При большенном объеме инфы поиск и обобщение нужных сведений, осуществляемых вручную, представляют собой достаточно трудозатратный процесс.
С возникновением ЭВМ и внедрением их для обработки инфы возникла возможность заавтоматизировать решение почти всех информационно-справочных и расчетных задач.
Сначало для скопления и хранения инфы на ЭВМ применялись локальные массивы (либо файлы), при всем этом для каждой из решаемых многофункциональных задач создавались собственные файлы начальной и результатной инфы. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.
Равномерно с развитием программного обеспечения ЭВМ возникли идеи сотворения управляющих систем, которые дозволяли бы копить, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, к примеру при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи отыскали свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД ведут взаимодействие не с локальными, а с взаимосвязанными по инфы массивами, именуемыми базами данных. С возникновением индивидуальных компов СУБД стают более пользующимся популярностью средством обработки табличной инфы. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке огромных размеров инфы.
Программное обеспечение для работы с базами данных употребляется на индивидуальных компах уже достаточно издавна. К огорчению, эти программки или были простыми диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, или были так сложны и трудны, что даже отлично разбирающиеся в компах люди избегали работать с ними до того времени, пока не получали полных, нацеленных на юзера приложений.
Microsoft Access — это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все нужные средства для определения и обработки данных, также для управления ими при работе с большенными размерами инфы. Что касается легкости использования, то Microsoft Access сделал тут реальный переворот, и почти все для сотворения собственных собственных баз данных и приложений обращаются конкретно к нему.
Система управления базами данных предоставляет для вас возможность надзирать задание структуры и описание собственных данных, работу с ними и компанию коллективного использования данной информацией. СУБД также значительно наращивает способности и упрощает каталогизацию и ведение огромных размеров лежащей в бессчетных таблицах инфы. СУБД содержит в себе три главных типа функций: определение данных (задание структуры и описание), обработка данных и управление данными. Все эти многофункциональные способности полностью реализованы в MicrosoftAccess. В практике, как правило, нужно решать и задачки с внедрением электрических таблиц и текстовых микропроцессоров. к примеру, опосля подсчета либо анализа данных нужно их представить в виде определенной формы либо шаблона. В итоге, юзеру приходится сочетать программные продукты для получения нужного результата. В этом смысле все значительно упростят способности, предоставляемые Microsoft Access.
В данной курсовой работе решение практических задач в СУБД Access будет рассмотрено на примере сотворения БД, содержащей главные данные о студентах института.
1. Общие положения
MicrosoftAccess – это система управления базами данных (СУБД), созданная для сотворения и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.
база данных (БД) представляет собой организованную структуру, применяемую для хранения данных, другими словами всех сведений о явлениях, действиях, действиях и т.д. Данные несут внутри себя информацию о событиях, происходящих в вещественном мире, и, на самом деле, являются зарегистрированными сигналами, появившимися в итоге этих событий. Данные стают информацией, если юзер обработает их и осмыслит, применив при всем этом адекватные сиим данным способы. сейчас большая часть СУБД располагают в собственных структурах не только лишь данные, да и способы (программные коды), потому можно утверждать, что MicrosoftAccess – это СУБД, предлагающая широкий спектр средств для хранения инфы и действенного управления данной информацией.
Базы данных содержат разные объекты, главными из которых являются таблицы. структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строчки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.
2. Объекты
MicrosoftAccess
СУБД MicrosoftAccess нацелена на работу с объектами 7 разных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страничками, макросами, модулями.
Таблицы – это главный объект базы данных, в каком хранятся все данные, имеющиеся в базе, также структура базы (поля, их типы, характеристики).
Запросы – разрешают выбирать данные из одной либо нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая вместе с иными таблицами быть может применена при обработке данных. При помощи запросов можно также обновлять, удалять либо добавлять данные в таблицы.
Формы – служат для ввода и просмотра данных в комфортном для юзера виде, который соответствует обычному для него документу. При выводе данных при помощи форм можно использовать особые средства дизайна.
Отчёты – предусмотрены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчеты почти во всем подобны формам. Основное их отличие состоит в том, что в отчёте показываются все данные и в их предусмотрена возможность группировать данные по разным аспектам. отчеты в отличие от форм могут содержать особые элементы дизайна, соответствующие для печати документов: колонтитулы, номера страничек и т.д.
Странички – это особые объекты баз данных, реализованные в первый раз в Access 2000. В наиболее ранешних версиях Access такие странички доступа к данным отсутствуют. Эти странички являются диалоговыми Web-страницами, т.е. производят интерфейс меж клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.
Макросы – предусмотрены для автоматизации циклических операций при работе с СУБД. Макрос является программкой, которая содержит описание последовательности определенных действий юзера. Любому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора подходящих макрокоманд.
Модули – создаются юзером путём внедрения встроенной среды объектно-ориентированного программирования VisualBasicforApplications (VBA). Главный мыслью объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупа объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих характеристики и способы, реализующие заблаговременно определённые деяния над объектами.
2.1
Таблицы
Создание таблиц, как и остальных объектов БД, начинается с активизации окна базы данных. В этом окне выбирается отран управления Таблицы, опосля чего же на правой панели окна будет представлен перечень таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится лишь три элемента управления для сотворения новейшей таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы при помощи мастера и Создание таблицы путём ввода данных.
Таблица БД создаётся в два шага. На первом шаге определяется её структура: состав полей, их имена, тип всякого поля, его размер и остальные характеристики полей. На втором шаге таблица заполняется данными, т. е. формируются записи.
Для сотворения новейшей таблицы нужно в окне базы данных выполнить щелчок на значке хоть какого из трёх частей управления (для сотворения новейшей таблицы) либо щёлкнуть на кнопочке «Сделать», расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне выбирается один из режимов сотворения таблиц: «Конструктор», «Мастер таблиц», «Импорт таблиц», «Режим таблицы».
Главным является режим сотворения таблиц при помощи «Конструктора». В этом режиме юзер сам может устанавливать характеристики всех частей структуры таблицы.
Мастер таблиц автоматом сформировывает таблицу по одному из шаблонов. Любая таблица шаблона содержит соответственный набор полей, из которого можно избрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.
Режим «Импорт таблиц» дозволяет переносить таблицы, сделанные в остальных приложениях Windows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует держать в голове, что импортируемые таблицы, к примеру электрические таблицы, сделанные в Excel, обязаны иметь обычный формат баз данных, когда любая строчка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.
В «Режиме таблицы» юзер может сделать новейшую таблицу, не определяя за ранее её структуру. При выбирании этого режима раскрывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Хоть какое поле данной таблицы можно переименовать в согласовании с требованиями юзера. Этот метод целенаправлено использовать для сотворения маленьких таблиц, структура которых будет настраиваться позднее.
Опосля выбора «Создание таблицы в режиме конструктора» на экран выводится окно конструктора таблиц. Оно разбито на две части. Высшая часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во 2-ой показываются типы данных, 3-я колонка «Описание» может содержать короткую информацию относительно поля таблицы. В нижней части окна показываются характеристики текущего поля. Некие из параметров уже заданы по дефлоту. Эти характеристики можно изменять по желанию юзера.
имя поля является композицией из букв, цифр, пробелов и особых знаков, кроме знаков « . », « ! », « ` », « [ », « ] ». имя не может начинаться с пробела, его наибольшая длина составляет 64 знака.
Тип данных указывает, какая информация быть может внесена в поле, и описывает правила обработки данной инфы. Тип для всякого поля выбирается из раскрывающегося перечня при помощи клавиши выбора данных из перечня. Она отображается лишь опосля щелчка на соответственной ячейке. По дефлоту Access дает текстовый тип данных.
Также допускается внедрение последующих типов данных:
— текстовый – тип данных, применяемый для хранения обычного неформатированного текста, число знаков в каком не обязано превосходить 255;
— поле MEMO – особый тип данных, используемый для хранения огромных объёмов текста (до 65 535 знаков);
— числовой – тип данных для хранения чисел;
— дата/время – тип данных для хранения значений даты и времени;
— валютный – тип данных для хранения валютных значений (длина поля 8 б);
— счётчик – особый тип данных, применяемый для автоматической нумерации записей;
— логический – для хранения логических данных, которые могут иметь одно из 2-ух вероятных значений «Да» либо «Нет»;
— поле объекта OLE – особый тип данных, созданный для хранения объектов OLE (электрических таблиц MicrosoftExcel, документов MicrosoftWord, звукозаписей и др.);
— ссылка – особое поле для хранения адресов URLWeb-объектов;
— мастер подстановок – тип данных, запускающий мастер подстановок, что дозволяет выбирать данные из раскрывающегося перечня, а не вводить их в поле вручную.
Определив имя поля и выбрав его тип, юзер по мере необходимости может задать его характеристики. Некие из параметров уже определены по дефлоту. По желанию юзера их можно поменять.
«Размер поля» – свойство, определяющее наибольший размер данных, сохраняемых в поле. Рекомендуется задавать мало допустимые размеры поля.
«Формат поля» – свойство, позволяющее определять, в котором виде будут представлены выводимые данные. В Access определены интегрированные обычные формы отображения для полей с типом данных «Числовой», «Дата/время», «Валютный», «Логический».
Свойство «Число десятичных символов» задаёт для числового и валютного типов данных число символов опосля запятой.
Свойство поля «Маска ввода» дозволяет задавать шаблон, контролирующий корректность ввода данных. знак «0» в шаблоне значит ввод цифр от 0 до 9 (ввод обязателен), знак « 9 » – ввод числа либо пробела (ввод не обязателен), знак « L » – ввод букв от A до Z либо от А до Я (ввод обязателен), знак « ? » – ввод букв от Aдо Z либо от А до Я (ввод не обязателен).
«Подпись» – свойство, задающее заголовок поля (столбца), который отображается в режиме таблицы. Подпись может как совпадать с именованием поля, так и различаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по дефлоту употребляет в этом качестве заглавие поля.
«Значение по дефлоту» – это свойство поля, определяющее
Свойство «Условие на значение» дозволяет производить контроль ввода, задаёт ограничения на вводимые значения. При нарушении данного условия ввод будет запрещён и Access выведет текст, данный свойством «Сообщение о ошибке».
Чтоб при вводе данных случаем не пропустить (т.е. не заполнить) некое поле, оно объявляется неотклонимым. Для этого нужно установить курсор в строчку характеристики «Непременное поле», щёлкнуть на кнопочке выбора данных из перечня и избрать
Поле быть может индексировано. С данной целью в строке характеристики «Индексированное поле» указывается вариант «Да» (совпадения не допускаются). Это дозволит уменьшить время, нужное для поиска записи по содержимому индексированного поля.
Таковым образом, формирование структуры таблицы может считаться завершённым, если будут заданы имена всех полей, определены их типы и заданы нужные характеристики полей. При разработке таблицы целенаправлено задать ключевое поле. Для этого производится щелчок правой кнопкой мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт «Ключевое поле». При разработке простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание главного поля не непременно.
Окончив создание структуры таблицы, юзер закрывает окно конструктора таблиц. При всем этом Access выдаёт запрос на сохранение таблицы, и юзер может задать имя таблицы, опосля чего же на дисплее возникает окно базы данных.
Опосля определения структуры таблицы можно приступать ко второму шагу сотворения таблицы – вводу в неё данных. Конкретно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопочке «Открыть» при выделенном имени таблицы либо двойным щелчком конкретно на значке таблицы.
Новенькая таблица не имеет записей, а содержит лишь наименования столбцов (полей). Для наполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к последующей ячейке можно выполнить при помощи клавиши [Tab], а в предшествующее поле можно попасть при помощи композиции кнопок [Shift + Tab]. Опосля наполнения крайней ячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится в первую ячейку последующей строчки и Access автоматом сохранит лишь что введённую запись. Таковым образом, опосля наполнения таблицы данными сохранять их не нужно – Access все введённые данные сохраняет автоматом. Но если при работе с таблицей происходит изменение её структуры (к примеру, изменялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти конфигурации. Для роста либо уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) нужно указатель мыши установить в строчку заголовка столбцов, на границу меж столбцами, и перетащить мышь на право либо на лево
При открытии уже заполненной таблицы юзер может добавить в неё записи, удалить либо поправить их. Для удаления записей их за ранее нужно промаркировать при помощи селекторной колонки, а потом надавить на кнопку [Delete] либо выполнить команду «Правка ® Удалить». Данные, занесённые в таблицу, можно копировать в буфер обмена, сортировать по возрастанию либо убыванию, инспектировать орфографию всех текстовых значений полей таблицы и т. д. Эти операции можно выполнить, используя клавиши инструментальной панели «Таблица» в режиме таблицы.
Для конфигурации структуры таблицы (прибавления новейшего поля, его удаления, конфигурации последовательности полей, также конфигурации типа данных, размера поля и остальных его параметров) нужно открыть таблицу в режиме «Конструктор». С данной целью маркируют таблицу в окне базы данных и делают щелчок на кнопочке «Конструктор», что приводит к возникновению на дисплее окна конструктора таблиц
Чтоб вставить в таблицу новое поле, нужно за ранее выделить строчку (с именованием поля), выше которой будет добавлена новенькая пустая строчка, и выполнить команду «Вставка ® Строчки». В показавшуюся пустую строчку вводят имя новейшего поля и его тип. Выделение строк с именами полей происходит при помощи селекторной колонки, расположенной левее столбца с списком имён полей.
Для удаления полей нужно промаркировать строчки с именами этих полей и надавить кнопку [Delete] либо выполнить команду «Правка ® Удалить».
наличие связей меж таблицами дозволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчеты. Таблицы связываются меж собой через главные поля.
Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнения команды «Сервис ® Схема данных» либо со щелчка на кнопочке «Схема данных» на панели инструментов, что вызывает возникновение на дисплее окна «Схема данных». Сразу с открытием этого окна раскрывается диалоговое окно «Добавление таблицы». Если это окно не возникает, то его можно вызвать на экран щелчком правой клавиши мыши в окне «Схема данных» и выбором из контекстного меню команды «Добавить таблицу». На вкладке «Таблицы» окна «Добавление таблицы» можно избрать таблицы, меж которыми создаются связи. Эти таблицы выбираются щелчком на кнопочке «Добавить», опосля чего же в окне «Схема данных» открываются списки полей таблиц и на дисплее возникает окно «Изменение связей».
Опосля щелчка на кнопочке «Сделать» окна «Изменение связей» в окне «Схема данных» установленная меж таблицами связь отобразится в виде полосы. Межтабличную связь можно удалить либо поменять, если её выделить в окне «Схема данных», надавить на правую кнопку мыши и избрать из контекстного меню подобающую команду.
В нашем случае, для сотворения базы данных о студентах института будут сделаны две таблицы. 1-ая – «Перечень студентов» будет содержать последующие поля:
— «ФИО» – данное поле имеет текстовый тип данных и создано для хранения фамилии, имени и отчества студентов. Данное поле мы отметим как ключевое.
— «Факультет» – для данного поля, в целях увеличения эффективности работы с базой, (наименования факультета не вводится вручную, а выбирается из раскрывающегося перечня, в каком записаны наименования всех имеющихся факультетов), был избран тип данных «мастер подстановок»; данное поле создано для хранения наименования факультета, на котором учится студент.
— «Специальность» – данное поле имеет текстовый тип данных и создано для хранения наименования специальности студента.
— «Форма обучения» – данное поле имеет текстовый тип данных и создано для записи формы обучения студента.
— «Курс» – данное поле имеет числовой тип данных и создано для хранения данных о номере курса, на котором учится студент.
— «Группа» – данное поле имеет текстовый тип данных и создано для хранения данных о группе, в какой учится студент.
2-ая таблица – «Данные студентов» будет содержать последующие поля:
— «ФИО» – данное поле имеет текстовый тип данных и создано для хранения фамилии, имени и отчества студентов. Данное поле мы отметим как ключевое.
— «Адресок» – данное поле имеет текстовый тип данных и создано для хранения адреса проживания студентов.
— «Телефон» – данное поле имеет текстовый тип данных и создано для хранения телефонов студентов. Для удобства ввода данных в это поле была применена «Маска ввода», представляющая собой запись в соответственной строке маски «00-00-00».
Сделаем межтабличные связи меж таблицами «Перечень студентов» и «Данные студентов». Для этого в панели окна «Схема данных» сделаем связь «один–к–одному» меж главными строчками данных таблиц (а конкретно строчками «ФИО»). В окне «Изменение связей» можно установить флаг характеристикам «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей».
2.2 Запросы и фильтры
2.2.1 Обычный запрос
При помощи запросов можно просматривать, рассматривать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также употребляются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Более нередко употребляется запрос на подборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной либо нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.
Запросы можно создавать при помощи мастера либо без помощи других. Во 2-м случае следует в режиме конструктора избрать таблицы либо запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса.
Нередко запросы в Microsoft Access создаются автоматом, и юзеру не приходится без помощи других их создавать.
Для сотворения запроса, являющегося основой формы либо отчета, правильно применять мастер форм либо мастер отчетов. Они служат для сотворения форм и отчетов. Если отчет либо форма основаны на нескольких таблицах, то при помощи мастера также создаются их базисные аннотации SQL. При желании аннотации SQL можно сохранить в качестве запроса.
Чтоб упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, или применять как базисные для нескольких форм либо отчетов, употребляют мастер запросов. Мастер запросов автоматом делает главные деяния зависимо от ответов юзера на поставленные вопросцы. Если было сотворено несколько запросов, мастер можно также применять для резвого сотворения структуры запроса. Для его наладки нужно переключаться в режим конструктора.
Для сотворения запросов на базе обыденного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту либо фильтра для поля, фильтр сохраняется как запрос.
Если ни один из перечисленных способов не удовлетворяет требованиям, можно сделать без помощи других запрос в режиме конструктора.
Мастер обычного запроса на подборку употребляется для сотворения запросов для восстановления данных из полей, определенных в одной либо нескольких таблицах либо запросах. При помощи мастера можно также суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей либо определенных групп записей, также отыскивать наибольшее и малое
2.2.2 Конструктор запросов
«Конструктор» употребляется для конфигурации макета избранного запроса.
Режим конструктора запроса употребляется для графического конфигурации структуры запроса. В верхней половине окна выводятся списки полей всех таблиц, включенных в активный запрос, и полосы связей меж таблицами. В бланке запроса в нижней части окна любому полю, включенному в запрос, отводится отдельный столбец, что дозволяет, к примеру, показывать поля в результатах запроса, сортировать поля либо определять условия отбора.
Для того чтоб поменять макет запроса необходимо надавить клавишу «Конструктор», в итоге чего же покажется диалоговое окно «<имя> запрос: запрос на подборку». Разглядим подробнее элементы этого окна.
«
Перечень полей» – употребляется для прибавления полей в активный запрос либо фильтра. Для этого следует перенести поле при помощи мыши из перечня полей в столбец в бланке запроса.
Строчка «Поле» — добавляет поле в результаты активного запроса либо фильтра. Для прибавления поля в запрос изберите ячейку в данной строке в бланке запроса и изберите поле в раскрывающемся перечне.
Строчка «Имя таблицы» — показывает таблицу, в какой находится данное поле. Это комфортно при определении принадлежности полей тем либо другим таблицам в многотабличном запросе либо фильтре. Чтоб вывести на экран либо скрыть строчку имя таблицы, установите либо снимите флаг «Имена таблиц» в меню «Вид».
Строчка «Сортировка» — задается порядок сортировки значений управляющего запроса либо фильтра: по возрастанию (от 0 до 9, от A до Z, от А до Я), по убыванию (от 9 до 0, от Z до A, от Я до А) либо отсутствие сортировки. Чтоб указать сортировку поля, изберите ячейку в строке Сортировка и укажите порядок сортировки.
Флаг «Вывод на экран» — показывает на дисплее либо прячет столбец при выполнении запроса либо фильтра. Если столбец укрыт, он все равно быть может применен для определения критерий отбора.
Строчки «Условие отбора» и «Либо» — задают одно либо несколько критерий отбора, определяющих набор записей, отбираемых в запросе либо фильтре. По мере необходимости ввести доп условия, введите
В нашей базе данных «Студенты» были сделаны четыре запроса, для поиска студентов по одному из последующих критериев, а конкретно «Факультет», «Специальность», «Форма обучения» и «Курс». Для этого в окне базы данных нужно избрать объект «Запросы» и два раза щелкнуть на значке «Создание запроса» в режиме конструктора (либо щелкнуть на кнопочке «Сделать», а потом избрать команду «Конструктор»). Эти деяния вызовут открытие окна «Запрос на подборку», почаще всего это окно именуется бланком запроса по эталону.
сразу с бланком запроса по эталону раскрывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в каком в качестве источника данных для запроса выбирается таблица «Перечень студентов», а потом производится щелчок на кнопочке «Добавить». имя таблицы с списком содержащихся в ней полей покажется в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, необходимо щелкнуть на кнопочке «Закрыть», и окно «Добавление таблицы» закроется.
Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, при этом любому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для сотворения результирующей таблицы нужно «перенести» имена полей таблицы (либо таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строчку «Поле»), тем осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно сделать несколькими методами:
— 
в нижней части бланка запроса в строке «Поле» выполнить щелчок на пустой ячейке, а потом из перечня полей, раскрываемого щелчком на кнопочке выбора данных из перечня, избрать требуемое поле;
— в верхней части бланка запроса выполнить двойной щелчок на имени поля требуемой таблицы;
— в высшей части запроса выделить одно либо несколько полей таблицы (при нажатой клавише «Ctrl», которые потом перетащить в строчку «Поле» нижней части бланка;
— для включения в запрос всех полей таблицы крайние выделить двойным щелчком на строке заголовка таблицы, а потом перетащить в строчку «Поле».
В нижней части бланка запроса имеется также строчка «Сортировка». По мере необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю нужно щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке «Сортировка», потом выполнить щелчок на показавшейся в данной ячейке кнопочке выбора данных из перечня и избрать способ сортировки – по возрастанию либо убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сходу по нескольким полям, за ранее требуется расположить поля в нижней части бланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются поначалу по полю, расположенному левее в бланке запроса, потом по другому полю, для которого включена сортировка, и так дальше слева вправо. Перемещать поля можно обыденным перетаскиванием, за ранее выделив требуемый столбец щелчком над ячейкой с наименованием поля (указатель мыши при всем этом должен принять форму стрелки, направленной вниз).
В каждой ячейке строчки «Вывод на экран» проставлен флаг, т. е. по дефлоту функция «Вывод на экран» активна для всех полей. При всем этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран.
При закрытии диалогового окна «Запрос на подборку» нужно задать имя запроса, с которым он будет сохранен. запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна при помощи команды «Файл ® Сохранить».
Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопочке «Открыть». запрос также раскрывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.
2.2.3 Построитель выражений
Построитель выражений быть может вызван в тех вариантах, когда юзер должен ввести выражение, к примеру, в окне параметров, в поле «Условие отбора» в бланке запроса, в окне макроса либо в окне модуля.
Пуск построителя выражений из окна параметров либо из нижней половины окна макроса:
1. Нужно избрать ячейку характеристики либо аргумента, в которую требуется ввести выражение.
2. Надавить клавишу «Выстроить», которая находится с ячейкой характеристики либо аргумента.
Если для данного характеристики можно применять несколько построителей, раскрывается окно диалога «Построители» опосля чего же нужно избрать «Выражения» и надавить клавишу «OK».
Пуск построителя выражений из бланка запроса, столбца критерий в окне макроса либо из окна модуля (допускается вызов построителя выражений из полей «Условие отбора» и «Поле» в бланке запроса, из ячейки столбца критерий в окне макроса либо из окна модуля):
1. Нужно установить указатель в позицию, в которую требуется ввести выражение, и надавить правую клавишу мыши.
2. В контекстном меню избрать команду «Выстроить».
Создание выражения при помощи построителя выражений:
1. Запустить построитель выражений.
2. В левом нижнем поле построителя избрать папку, содержащую подходящий элемент.
3. В нижнем среднем поле два раза щелкнуть элемент, чтоб вставить его в поле выражения, либо избрать тип частей.
4. Если избран тип в нижнем левом поле, то значения будут отображаться в нижнем левом поле. Два раза щелкнуть на значении, чтоб вставить его в поле выражения.
5. Вставить нужные операторы в выражение. Для этого нужно поместить указатель мыши в определенную позицию поля выражения и избрать одну из клавиш со знаками операций, расположенных посреди окна построителя.
6. Окончив создание выражения, надавить клавишу «OK».
Microsoft Access скопирует сделанное выражение в ту позицию, из которой был вызван построитель выражений. Если в данной позиции уже содержится окна модуля, в каком имеется выделенный текст, то начальное
2.2.4 Создание вычисляемых полей
Существует возможность сделать новое поле, отображающее результаты вычислений, данных при помощи выражения. Для этого нужно в режиме конструктора запроса выполнить одно из последующих действий:
– Ввести выражение в пустую ячейку строчки «Поле». Если выражение содержит имя поля, нужно заключить это имя в квадратные скобки.
– Для того чтоб получить помощь при разработке выражения, можно пользоваться построителем выражений. Для открытия построителя выражений необходимо установить указатель мыши в то пространство строчки «Поле», куда требуется добавить вычисляемое поле, надавить правую клавишу мыши и избрать команду «Выстроить».
– Опосля нажатия клавиши «Enter» либо перехода к иной ячейке Microsoft Access вводит обычное имя «ВыражениеN», где N является целым числом, увеличивающимся на единицу для всякого последующего поля в запросе, содержащего выражение. имя помещается перед выражением и завершается знаком двоеточия. В режиме таблицы это имя является заголовком столбца.
Если выражение включает статистические функции (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev либо Var), и бланк запроса содержит остальные поля, применяемые для группировки, необходимо надавить на панели инструментов клавишу «Групповая операция» (если строчка «Групповая операция» не выводится на экран). В ячейке «Групповая операция» для поля группировки бросить
Примечания:
– Для того чтоб открыть либо просмотреть все выражение полностью без прокрутки нужно надавить клавиши «SHIFT»+«F2». Раскрывается окно диалога «Область ввода».
По мере необходимости, можно внести в запрос последующие дополнения:
– Ввести условие, определяющее данные, применяемые в вычислениях.
– Найти сортировку результатов.
– Задать значения параметров полей, таковых как «Формат поля» (так как поле не наследует характеристики базисной таблицы).
2.2.5 Фильтры
Условия отбора – это аннотации, которые разрешают сказать Microsoft Access, с какими записями предстоит работать. Условия отбора для 1-го либо нескольких полей вводятся в бланке запроса либо в окне расширенного фильтра.
– В режиме конструктора запроса либо в окне расширенного фильтра таблицы, запроса либо формы нужно избрать ячейку строчки «Условие отбора» в столбце поля, для которого задается условие отбора.
– Ввести выражение с клавиатуры либо при помощи построителя выражений. Для того чтоб открыть окно построителя выражений, установите указатель на ячейку условия отбора, нажмите правую клавишу мыши и изберите команду «Выстроить».
– Для того чтоб ввести другое выражение для этого поля либо для другого поля, переместить указатель в подобающую ячейку и ввести выражение.
совместно с таблицей, запросом либо формой можно сохранить лишь один фильтр. Но существует возможность применять сделанные ранее запросы в качестве доп фильтров. запрос, используемый как фильтр, должен соответствовать определенным требованиям.
Применительно к нашей базе данных, для воплощения выбора
2.2.6 Параметрические запросы
Запросы, как правило, служат для выполнения определенной операции. При изменении какого-нибудь аспекта поиска приходится создавать новейший запрос. К примеру, в одном запросе аспектом поиска является
Параметрический запрос формируется аналогично запросу на подборку. Отличие заключается только в том, что в строке «Условие отбора» указывается не конкретное
Применительно к нашей базе данных аспекты запроса задаются в строке «Условие отбора». Для вывода в результирующей таблице перечня студентов определенного факультета нужно в ячейку строчки «Условие отбора» поля «Факультет» ввести в квадратных скобках условие отбора, в нашем случае, это предложение ввести условие отбора конкретно самому юзеру (аналогично для других полей).
Данные можно отбирать не только лишь по значениям текстовых полей, да и по значениям полей остальных типов. к примеру, для вывода перечня студентов, обучающихся выше первого курса, нужно ввести в ячейку поля «Условие отбора» графы «Курс» выражение «>1»
2.2.7 Запросы на обновление
Кроме запросов на подборку, при помощи которых осуществляется лишь отбор нужных данных, Access предоставляет возможность видоизменять данные при помощи запросов на обновление. При выполнении такового запроса результирующая таблица не формируется, так как его задачей является изменение данных в таблице, избранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Потому бланк запроса может содержать лишь поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для конфигурации в их данных.
Опосля включения в бланк запроса полей избранной таблицы производится команда «Запрос ® Обновление», опосля чего же в нижней части бланка строчка «Сортировка» заменяется строчкой «Обновление». В эту строчку в ячейку поля, значения которого нужно поменять, вводится выражение. Наименования полей, значения которых будут применены при вычислении введенного выражения, должны быть заключены в квадратные скобки.
При помощи запроса на обновление можно изменять данные не всех записей, а выборочно. Для этого в бланк запроса врубаются поля, по значениям которых будет вестись отбор записей.
время от времени бывает проблемно вводить с клавиатуры имена полей, применяемых в выражениях, в особенности если эти имена длинноватые. В этом случае целенаправлено скопировать их в буфер обмена, за ранее выделив имена этих полей в строке «Поле» бланка запроса.
При запуске запроса на обновление (щелчок на кнопочке «Пуск») либо его открытии в окне базы данных Access предупредит, что будут обновлены значения такого-то количества записей.
Для просмотра результатов расчета опосля выполнения запроса нужно в окне базы данных щелкнуть на значке объекта «Таблицы», выделить имя таблицы и открыть ее щелчком на кнопочке «Открыть».
2.2.8 Редактирование запросов
Для внесения нужных конфигураций в запрос хоть какого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопочке «Конструктор». На дисплее возникает бланк запроса, в который можно заносить конфигурации: вставить, удалить либо переименовать поля, поменять условия отбора, тип сортировки и др.
Чтоб удалить поле, нужно щёлкнуть на хоть какой ячейке этого поля, а потом выполнить команду «Правка ®Удалить».
Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответственное пространство бланка запроса.
Добавление новейшего поля осуществляется таковым же образом, как вставка поля при формировании запроса.
2.3 Формы
Access предоставляет возможность вводить данные или конкретно в таблицу, как было рассмотрено ранее, или при помощи форм. Формы рекомендуется применять, если данные нередко изменяются либо база повсевременно дополняется новенькими записями. Если данные вводятся конкретно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтоб она повторяла оформление бланка, что приметно упрощает работу юзера.
При помощи форм данные можно не только лишь вводить, да и показывать в комфортном для юзера виде.
Формы можно создавать в режиме «Конструктор» либо при помощи «Мастера форм», либо применять автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется сформировывать при помощи конструктора, формы удобнее создавать, используя автоформы либо «Мастер форм», а конструктор использовать при редактировании и форматировании форм.
2.3.1 Автоформы
Автоформы бывают 3-х видов: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Табличные формы имеют вид таблиц, автоформа «в столбец» может показывать лишь одну запись.
Для сотворения автоформы в окне базы данных нужно щелкнуть на значке элемента «Формы» и потом щелкнуть на кнопочке «Сделать». В диалоговом окне «Новенькая форма» выбирается вид автоформы и источник данных – таблица либо запрос. Опосля щелчка на кнопочке «OK» автоформа выводится на экран.
Автоформа делает форму, в какой показываются все поля и записи избранной таблицы либо запроса. Каждое поле размещено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю.
2.3.2 Мастер форм
юзер имеет возможность сделать форму без помощи других либо пользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс сотворения формы, потому что автоматом делает всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на базе которых создается форма. В сделанных формах мастер можно применять для резвого сотворения частей управления в форме.
Создание формы при помощи мастера:
1. В окне базы данных изберите вкладку «Формы».
2. Нажмите клавишу «Сделать».
3. В диалоговом окне «Новенькая форма» изберите подходящего мастера. Описание мастера возникает в левой части диалогового окна.
4. Изберите имя таблицы либо запроса, содержащих данные, на базе которых будет сотворена форма.
5. Нажмите клавишу «OK».
6. Если на шаге 3 были выбраны «Мастер форм», «Диаграмма» либо «Сводная таблица», то при разработке формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответственного мастера. При выбирании частей «Автоформа: в столбец», «Автоформа: ленточная» либо «Автоформа: табличная форма» создается автоматом.
Поменять сделанную форму можно в режиме конструктора.
Внедрение «Мастера форм» дозволяет показывать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию юзера, это также более обычный и резвый метод сотворения формы, содержащей данные из нескольких таблиц. Мастер форм ускоряет процесс сотворения форм, выполняя автоматом всю основную работу.
В первом окне мастера форм можно избрать поля, которые должны быть включены в форму. Это могут быть поля из одной либо нескольких таблиц. Для выбора поля в окне «Доступные поля» маркируется имя требуемого поля, а потом производится щелчок на кнопочке переноса. Для переноса всех полей источника данных в окно «Избранные поля» употребляется клавиша >>. При использовании мастера форм для сотворения формы на базе нескольких таблиц создается инструкция SQL. Эта инструкция содержит сведения о том, какие таблицы и поля необходимо применять.
При помощи мастера можно сделать обыденную либо иерархическую форму, отображающую данные из нескольких таблиц. Иерархической является форма, содержащая одну либо несколько подчиненных форм. Подчиненные формы употребляются для показа данных из таблиц с отношением «один-ко-многим».
Имеется возможность представления данных в иерархическом виде без использования подчиненной формы. к примеру, если в форме много частей управления, для подчиненной формы может не остаться места. В этом случае можно применять мастер форм для сотворения синхронизированных форм. При нажатии клавиши в форме раскрывается иная форма, синхронизированная с записью в первой форме.
В нашей базе данных при помощи мастера форм были сделаны две формы «Перечень студентов» и «Данные студентов» на базе имеющихся таблиц. Для сотворения данных форм употреблялся «Мастер форм», потому что он значительно упростил процесс разработки этих форм, и потому что данные формы не подразумевали наличие каких-то конструктивных различий от имеющихся в мастере форм шаблонов. Данные формы содержат в себе все поля из таблиц-источников, наружный вид форм был избран «Табличный», стиль дизайна «Официальный».
2.3.3 Диспетчер кнопочных форм
При разработке базы данных при помощи мастера автоматом создается кнопочная форма, помогающая передвигаться по базе данных. На кнопочную панель помещаются клавиши, при нажатии которых открываются формы либо отчеты (либо открываются остальные кнопочные формы, при помощи которых открываются остальные формы либо отчеты), осуществляется выход из MicrosoftAccess либо меняется сама кнопочная форма. Диспетчер кнопочных форм дозволяет создавать кнопочные формы, подобные тем, что делает мастер баз данных.
При разработке базы данных при помощи мастера автоматом создается кнопочная форма, позволяющая просто передвигаться по формам и отчетам базы данных. юзер имеет возможность создавать кнопочную форму без помощи других при помощи диспетчера кнопочных форм.
Создание формы при помощи мастера:
1. Изберите в меню «Сервис» команду «Надстройки» и подкоманду «Диспетчер кнопочных форм».
2. Если выводится приглашение подтвердить создание кнопочной формы, нажмите клавишу «Да».
3. В диалоговом окне «Диспетчер кнопочных форм» нажмите клавишу «Поменять».
4. В диалоговом окне «Изменение странички кнопочной формы» введите имя в поле «Заглавие кнопочной формы» и нажмите клавишу «Сделать».
5. В диалоговом окне «Изменение странички кнопочной формы» введите текст подписи для первой клавиши и изберите команду в поле со перечнем «Команда».
6. Для большинства избранных установок под полем «Команда» раскрывается новое поле со перечнем. По мере необходимости, изберите подходящий элемент в этом поле. к примеру, если выбрана одна из установок работы с формами, то в поле со перечнем «Форма» следует избрать имя открываемой формы.
7. Повторите шаги с 5 по 6 для сотворения всех подходящих клавиш кнопочной формы. Чтоб поменять либо удалить какую-либо из сделанных клавиш, изберите имя данной клавиши в перечне «Элементы» данной кнопочной формы и нажмите клавишу «Поменять» либо «Удалить». По мере необходимости поменять порядок клавиш в перечне изберите элемент и нажмите клавишу «Ввысь» либо «Вниз».
8. Окончив создание кнопочной формы, нажмите клавишу «Закрыть».
Диспетчер кнопочных форм дозволяет создавать кнопочную форму, клавиши которой открывают остальные кнопочные формы. При помощи обрисованных выше действий могут быть сделаны несколько кнопочных форм. Для того чтоб создать кнопочную форму стартовой кнопочной формой, которая раскрывается по дефлоту при запуске базы данных, изберите имя кнопочной формы в диалоговом окне «Диспетчер кнопочных форм» и нажмите клавишу «По дефлоту». Для того чтоб открыть из кнопочной формы другую кнопочную форму, изберите на шаге 5 команду «Переход к кнопочной форме» и укажите имя кнопочной формы, на которую требуется перейти.
2.3.4 Редактирование формы
Под редактированием формы понимаются такие конфигурации, как удаление поля и добавление новейшего, добавление новейших текстовых записей и изменение имеющихся и т. п. Для отображения структуры формы на дисплее нужно в окне базы данных выделить имя требуемой формы и щелкнуть на кнопочке «Конструктор». структура формы, содержит три главных раздела: область заголовка, область данных и область примечаний.
размеры разделов можно изменять, перетаскивая по вертикали полосы, разделяющие эти зоны. Разделы заголовка и примечаний содержат в главном такие элементы дизайна формы, как текстовые надписи и картинки. Главными элементами области данных являются поля, при помощи которых производится отображение данных либо их ввод.
Элементы управления представлены на Панели частей вызываемой командой «Вид ®Панель частей» либо щелчком на соответственной кнопочке панели инструментов. Выбор элемента управления осуществляется щелчком на его значке в панели частей, опосля чего же указатель мыши устанавливается в то пространство структуры формы, куда должен быть вставлен элемент, и мышь протаскивается в требуемом направлении.
Более нередко при редактировании форм либо сотворения форм в режиме Конструктор употребляются элементы управления «Надпись», «Поле», «Набросок», «Сводная рамка объекта». Набросок выбирается из графического файла и вставляется в объект. Элемент «Сводная рамка объекта» быть может представлен не только лишь в виде рисунка, сделанного, в каком-либо графическом редакторе, да и в виде другого объекта, к примеру мультимедийного.
Вкупе с элементом «Поле» автоматом вставляется его присоединённая надпись. По дефлоту эта надпись обычная: «Поле 1», «Поле 2» и т.д. Если новое поле не содержит данных, то в нём отображается слово «Вольный». Поле можно создать вычисляемым. В этом случае в присоединённую надпись вводится поясняющее сообщение. При помощи такового поля можно подытоживать, если оно будет вставлено в область примечаний формы.
Выражение в поле можно не только лишь вводить с клавиатуры, да и форматировать его автоматом. С данной целью выделяется поле, куда будет введено выражение, а из контекстного меню (вызывается щелчком правой клавиши мыши) выбирается команда «Свойство». Потом в диалоговом окне «Поле курсор» нужно перевести в строчку «Данные» и щелкнуть на кнопочке с 3-мя точками; на дисплее покажется диалоговое окно «Построитель выражения». В этом окне щелчком на соответственной кнопочке вставляется символ равенства (=), двойным щелчком раскрывается текста и т.п. Эти операции можно выполнить при помощи клавиш панели форматирования или при помощи установок меню «Формат». Для данной цели можно также применять команды контекстного меню, такие как «Характеристики», «Выровнять».
К формам предъявляются завышенные требования по дизайну. Потому все элементы формы должны быть выровнены. Для этого элементы выделяются протаскиванием мыши по вертикальной линейке, а потом производится команда «Формат ®Выровнять» (либо команда «Выровнять» из контекстного меню) или по левому краю, или по верхнему и т. д.
При перемещении элемента при помощи мыши нужно указатель мыши установить на маркёр верхнего левого угла выделенного элемента, чтоб указатель принял форму указательного пальца. Если указатель имеет форму ладошки, то поле перетаскивается сразу с присоединённой надписью или сразу передвигаются все выделенные элементы.
В разработанной программке при помощи конструктора форм была сотворена результирующая форма «Итоговая форма». Она была сотворена в режиме «Конструктор», потому что подразумевала отличие от имеющихся в «Мастере форм» шаблонов, и для ее сотворения применялись настраиваемые элементы из «Панели частей». Данная форма соединяет внутри себя данные из 2-ух прошлых форм. Главным элементом на ней является элемент «Вкладка», в наборе вкладок которого обозначены четыре вкладки, а конкретно «Перечень студентов», «Данные студента», «Поиск» и «Отчет». На первых 2-ух вкладках соответственно размещаются элементы из форм «Перечень студентов» и «Данные студента». На вкладке «Поиск» размещаются клавиши «Поиск по факультету», «Поиск по специальности», «Поиск по форме обучения» и «Поиск по курсу». Данные клавиши реализуют функции соответственных поисков студентов используя фильтры и запросы описанные в прошлом разделе. На четвертой вкладке «Отчет» находится клавиша генерации отчета на базе данных из таблицы «Перечень студентов» (процесс сотворения и формирования отчета будет описан в последующем разделе).
Данная форма является результирующей формой, включающей в себя данные и функции из остальных частей базы данных (таблицы, запросы, отчеты), потому она указана как стартовая форма, открываемая по дефлоту при запуске базы данных.
2.4 отчеты
2.4.1 Автоотчеты
Отчет — это гибкое и действенное средство для организации данных при выводе на печать. При помощи отчета имеется возможность вывести нужные сведения в том виде, в каком требуется. Основное предназначение отчётов – это вывод данных в виде выходного печатного документа. отчеты, так же как и формы, можно создавать при помощи конструктора либо мастера отчётов. Употребляется также автоматическое создание отчётов.
больше всего сведений в отчете берется из базисной таблицы, запроса либо аннотации SQL, являющихся источниками данных для отчета. Остальные сведения вводятся при разработке отчета. Для сотворения связи меж отчетом и его начальными данными используются элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие имена либо числа, надписи для заголовков, декоративные полосы для графического дизайна отчета.
Автоотчет является средством сотворения отчета, в каком выводятся все поля и записи из базисной таблицы либо запроса.
1. В окне базы данных изберите вкладку «Отчеты».
2. Нажмите клавишу «Сделать».
3. В диалоговом окне «Новейший отчет» изберите 1-го из последующих мастеров:
— «Автоотчет: в столбец» – каждое поле образует отдельную строчку с заголовком слева.
— «Автоотчет: ленточный» – поля каждой записи образуют отдельную строчку. Заглавия печатаются сверху на каждой страничке.
4. Изберите таблицу либо запрос, содержащие данные, выводящиеся в отчете.
5. Нажмите клавишу «OK».
Microsoft Access применяет крайний автоформат, использованный для сотворения отчета. Если вы ранее не делали отчет при помощи мастера либо не употребляли команду «Автоформат» из меню «Формат», будет использован обычный автоформат.
Также можно сделать отчет с полями, размещенными в один столбец, базисным источником данных которого являются таблица либо запрос, избранные в окне базы данных. Для этого нужно избрать команду «Автоотчет» в меню «Вставка» либо нажмите клавишу раскрытия перечня с клавишей «Новейший объект» на панели инструментов и изберите команду «Автоотчет». отчеты, сделанные схожим образом, содержат лишь сами записи (в их нет верхнего и нижнего колонтитулов).
2.4.2 Конструктор отчетов
Конструктор отчетов представляет собой окно, в каком создается макет отчета.
Для того чтоб открыть отчет в режиме конструктора, следует перейти в окно базы данных, избрать вкладку «Отчеты», избрать отчет и надавить клавишу «Конструктор».
Если отчет уже открыт, то для перехода в режим конструктора следует надавить клавишу «Вид» на панели инструментов.
2.4.3 Мастер отчетов
юзер имеет возможность создать отчет без помощи других либо сделать отчет при помощи мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access делает всю рутинную работу и дозволяет стремительно создать отчет. Опосля вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести нужные данные, и отчет создается на основании ответов юзера. Мастер окажется полезным даже для опытнейших юзеров, потому что дозволяет стремительно создать макет, служащий основой создаваемого отчета. Опосля этого можно переключиться в режим конструктора и внести конфигурации в обычный макет.
Последовательность действий при формировании отчёта при помощи Мастера таковая же, как и при разработке формы. Доп являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки дозволяет выводить записи, объединённые по избранным полям. Access автоматом сортирует данные по группирующим полям, а снутри группы можно также задать сортировку по хоть какому из полей, входящих в группу.
По каждой из групп по мере необходимости можно подытоживать. Для получения итоговых значений по числовым полям нужно опосля прибавления уровня группировки в диалоговом окне «Создание отчётов» щелкнуть на кнопочке «Итоги», опосля чего же для соответственного числового поля избрать требуемые функции. программка предугадывает вывод как данных (записей) и итогов, так и лишь итогов.
Из режима просмотра юзер может скопировать отчёт в виде отдельного файла редактора текста Word либо электрической таблицы Excel. Для этого нужно щёлкнуть на кнопочке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Подготовительный просмотр».
Для разрабатываемой БД при помощи мастера отчетов был сотворен отчет «Перечень студентов», данный отчет генерирует данные из таблицы «Перечень студентов» для их наиболее комфортного просмотра и, в случае необходимости, вывода на печать. Внедрение «Мастера отчетов» в данном случае значительно упрощает разработку выдаваемых отчетов.
Создание отчета:
1. В окне базы данных избираем вкладку «Отчеты».
2. Жмем клавишу «Сделать».
3. В диалоговом окне «Новейший отчет» избираем подходящего мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
4. Избираем имя таблицы либо запроса, содержащие данные, по которым строится отчет. Microsoft Access по дефлоту употребляет эту таблицу либо запрос как базисный источник данных для отчета. Но мастер дозволяет поменять источник данных, также избрать поля из остальных таблиц либо запросов.
5. Жмем клавишу «Дальше».
6. Избираем макет и стиль дизайна (макет для данного отчета был избран «Табличный», ориентация «Книжная», стиль дизайна «Деловой»).
7. Жмем клавишу «OK».
Если на шаге «3» избран мастер отчетов, мастер диаграмм либо мастер наклеек, то нужно делать аннотации мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если избран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматом.
Если сделанный мастером отчет просит внесения конфигураций, можно создать это в режиме конструктора отчета.
структура отчёта различается от структуры формы лишь огромным количеством разделов. Не считая разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые нужны для печати служебной инфы, к примеру номеров страничек.
Для вставки в область верхнего либо нижнего колонтитула номера странички производится команда «Вставка ® Номера страничек».
Заключение
Проделанная работа по курсовой работе дозволяет создать последующие выводы:
— Чтоб создать всякую базу данных MicrosoftAccess нужно изучить предметную область и составить таблицы, в каких будет отображаться это предметная область.
— Опосля составления таблиц идет их связывание.
— По связанным таблицам составляются запросы, формы, отчеты.
Приобретенный опыт по курсовой работе дозволяет мне в хоть какой организации, ознакомившись с ее работой, сделать макет базы данных для того, чтоб прирастить эффективность и продуктивность при работе с большенными размерами инфы.
Перечень литературы
1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель MicrosoftAccess 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.
2. MicrosoftAccess 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. – М.: ЭКОМ, 2000. – 352 с.
3. К.Дэйт. Введение в системы баз данных – СПБ.: БХВ-Петербург, 2000. – 340 с.
4. Винтер Р.MicrosoftAccess 2000: Справочник. – СПб, 2001. – 416 с.
]]>