Загрузка...
Учебная работа. Реферат: Разработка базы данных Отдела сбыта в MS Access
Введение. 2
1 Постановка задачки. 3
2 Разработка таблиц. 3
3 Разработка запросов. 6
4 Создание отчетов. 3
5 Создание форм. 13
6 Разработка главной кнопочной формы.. 15
7 Управление юзера. 19
8 Советы по предстоящей модернизации системы.. 20
Заключение. 21
Перечень литературы.. 22
Введение
Существует много весомых обстоятельств перевода имеющейся инфы на компьютерную базу. на данный момент стоимость хранения инфы в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге.
В деловой либо личной сфере нередко приходится работать с данными из различных источников, любой из которых связан с определенным видом деятель. Для координации всех этих данных нужны определенные познания и организационные способности. Базы данных разрешают хранить, структурировать информацию и извлекать хорошим для юзера образом.
Microsoft Access соединяет воединыжды сведения из различных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты разрешают стремительно и отлично обновлять данные, получать ответы на вопросцы, производить поиск подходящих данных, рассматривать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.
Базы данных (БД)составляют в истинное время базу компьютерного обеспечения информационных действий, входящих фактически во все сферы людской деятель.
Базы данных являются действенным средством представления структур данных и манипулирования ими. Теория баз данных подразумевает внедрение встроенных средств хранения инфы, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и сервис ими почти всех юзеров. При всем этом БД обязана поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, именуемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД совместно с прикладными программками именуют банком данных.
В курсовой работе рассмотрен процесс разработки информационной системы «Отдел сбыта».
1 Постановка задачки
Тема: разработка базы данных: Отдел сбыта в MS ACCESS.
Основное содержание: отдел сбыта компании занимается реализацией выпускаемой предприятием продукции. Отделу сбыта требуется создать систему учета договоров с заказчиками, автоматизирующую учет сведений о реализуемой продукции заказчикам. Обеспечить расчет цены отпускаемой продукции, расчет дебиторской задолженности заказчиков, потому что вероятна частичная оплата суммы по договору за реализуемую продукцию с следующем погашением задолженности. Обеспечить хранение и печать данных о заказчиках, реализуемой продукции, поисковую машину. Создать базу данных — отдела сбыта.
2 Разработка таблиц
и схемы базы данных
В MicrosoftAccess можно сделать таблицы несколькими методами. Разглядим создание таблиц в режиме конструктора.
Нажмем клавишу Сделать
на вкладке «Таблицы» и выберем Конструктор.
В открывшемся окне зададим последующие поля таблицы «Заказчики» (рис. 1).
Дальше закроем конструктор, в показавшемся запросе “Сохранить конфигурации макета либо структуры таблицы?” выберем Да
и сохраним таблицу под именованием «Заказчики».
Рис. 1. Таблица «Заказчики» в режиме конструктора
Аналогичным образом сделаем таблицы «Контракта», «Расчет», «Сотрудники отдела сбыта», «Виды материалов» и «Материалы» (рис. 2-6).
Рис. 2. Таблица «Контракта» в режиме конструктора
Рис. 3. Таблица «Сотрудники отдела сбыта» в режиме конструктора
Рис. 4. Таблица «Материалы» в режиме конструктора
Рис. 5. Таблица «Виды материалов» в режиме конструктора
Рис. 6. Таблица «Расчет» в режиме конструктора
Опосля сотворения таблиц и наполнения их данными необходимо связать таблицы. Для этого нужно избрать пункт меню Сервис / Схема данных. В открывшемся окне добавляем все сделанные таблицы.
Свяжем таблицы согласно рисунку 7.
При разработке связей отметим пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей. Опосля этого жмем клавишу Сделать
и у нас возникают связи меж таблицами «один ко почти всем».
Рис. 7. Схема данных
3 Разработка запросов
Запросы являются главным средством извлечения инфы из базы данных. При помощи запроса можно избрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации. Запросы нередко употребляются в качестве базы при разработке форм и отчетов. Остальные запросы могут создавать новейшие таблицы, присоединять данные к имеющимся таблицам, удалять записи и производить поиск дублирующихся записей.
Для сотворения запроса перейдем на вкладку Запросы
, нажмем клавишу Создание запроса при помощи конструктора.
1.
Сделаем запрос «Контракта на реализацию с кол-вом единиц больше данного».
В качестве источника запроса выберем таблицы «Материалы», «Заказчики» и «Контракта» и перемещаем нужные поля на рабочее поле, щелкая по ним левой клавишей мыши.
Заполним поля согласно рис. 8.
Рис. 8. запрос «Контракта на реализацию с кол-вом единиц больше данного»
2.
Сделаем запрос «Количество наименований материала всякого вида».
В качестве источника запроса избираем таблицу «Виды материалов» и «Материалы» и перемещаем нужные поля на рабочее поле, щелкая по ним левой клавишей мыши.
Потом щелкнем правой клавишей мыши по рабочему и выберем пункт Групповые операции.
Заполним поля, как показано на рис. 9.
Рис. 9. запрос «Количество наименований материала всякого вида»
3.
Сделаем запрос «Общая сумма заказов всякого заказчика».
В качестве источника запроса избираем таблицы «Контракта», «Материалы» и «Заказчики» и перемещаем нужные поля на рабочее поле, щелкая по ним левой клавишей мыши.
Потом щелкнем правой клавишей мыши по рабочему и выберем пункт Групповые операции.
Заполним поля, как показано на рис. 10.
Рис.10. запрос «Общая сумма заказов всякого заказчика»
4.
Сделаем запрос «Поиск контракта по его номеру».
В качестве источника запроса избираем таблицы «Контракта», «Материалы», «Сотрудники отдела сбыта» и «Заказчики» и перемещаем нужные поля на рабочее поле, щелкая по ним левой клавишей мыши.
Заполним поля, как показано на рис. 11.
Рис.11. запрос «Поиск контракта по его номеру»
5.
Сделаем запрос «Поиск материала по наименованию».
В качестве источника запроса выберем таблицы «Виды материалов» и «Материалы» и перемещаем нужные поля на рабочее поле, щелкая по ним левой клавишей мыши.
Заполним поля согласно рис. 12.
Рис. 12. запрос «Поиск материала по наименованию»
6.
Сделаем запрос «Перечень выплат».
В качестве источника запроса выберем все таблицы и перемещаем нужные поля на рабочее поле, щелкая по ним левой клавишей мыши.
Заполним поля согласно рис. 13.
Рис. 13. запрос «Перечень выплат»
7.
Сделаем запрос «Расчет задолженности».
В качестве источника запроса выберем запрос «Перечень выплат» и перемещаем нужные поля на рабочее поле, щелкая по ним левой клавишей мыши.
Заполним поля согласно рис. 14.
Рис. 14. запрос «Расчет задолженности»
8.
Сделаем запрос «Удаление данных о договоре, номер которого вводится».
В качестве источника запроса выберем таблицу «Контракта» и перемещаем нужные поля на рабочее поле, щелкая по ним левой клавишей мыши.
Потом щелкнем правой клавишей мыши по рабочему и выберем пункт Удаление
из меню Тип запроса.
Заполним поля согласно рис. 15.
Рис. 15. запрос «Удаление данных о договоре, номер которого вводится»
9.
Сделаем запрос «Перечень заказов данного заказчика».
В качестве источника запроса избираем таблицы «Материалы», «Контракта» и «Заказчики» и перемещаем нужные поля на рабочее поле, щелкая по ним левой клавишей мыши.
Заполним поля, как показано на рис. 16.
Рис. 16. запрос «Перечень заказов данного заказчика»
4 Создание отчетов
По своим свойствам и структуре отчеты почти во всем похожи на формы, но предусмотрены лишь для вывода данных, при этом для вывода не на экран, а на принтер. В связи с сиим отчеты различаются тем, что в их приняты особые меры для группирования выводимых данных и для вывода особых частей дизайна, соответствующих для печатных документов.
Сделаем отчет по запросу «Перечень выплат». Для этого выберем «Создание отчета при помощи мастера», дальше в перечне выберем запрос «Перечень выплат». Выберем все поля данного запроса, макет «По левому краю», стиль «Деловой».
Модифицируется отчет последующим образом: нужно избрать его имя на вкладке Отчеты и щелкнуть на кнопочке Конструктор. Выбор команды «Просмотр» в том же окне дозволяет узреть, как будет смотреться распечатанный отчет.
Отчеты по остальным запросам формируются аналогично при помощи мастера.
5 Создание форм
Формы – одно из главных средств для работы с базами данных в Access — употребляются для ввода новейших записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания характеристик запросов и вывода ответов на их и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в их органами управления. Существует возможность сотворения форм динамически при выполнении программки, но естественным режимом их сотворения является режим зрительного конструирования. Выбор команды Форма в меню Вставка выводит на экран окно Новенькая Форма, позволяющее задать таблицу либо запрос, для которых создается новенькая форма, и указать режим ее сотворения. Не считая сотворения формы “вручную”, создание формы можно заавтоматизировать, используя Мастер форм. Не считая того, можно сделать особые формы, в том числе с листами данных, диаграммами и сводными таблицами в формате Excel.
Органами управления могут быть графические примитивы, надписи, картинки и остальные статические объекты, которые не меняются при переходе меж записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут употребляться для ввода и отображения дат, также для выполнения вычислений и вывода результата. Органами управления являются клавиши установок, которые активизируют выполнение разных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь либо счетчик; также элементы юзера.
Для сотворения формы при помощи Мастера форм предполагается последующая последовательность действий:
Изберите Формы: Сделать. Укажите поля, которые нужно поместить на форму. Клавиши, расположенные в нижней части экрана, разрешают вернуться вспять на один шаг либо продолжить процесс формирования формы дальше.
На последующих шагах Мастер форм дает избрать форму представления отчета (в столбец, ленточную, табличную либо выровненную) и стиль дизайна (рис. 17).
Рис. 17. Окно мастера форм
Стили представляют собой набор разных фоновых рисунков с подходящим подбором шрифтов и форм полей. На крайнем шаге можно поменять предлагаемое Мастером заглавие формы на свое собственное и на этом окончить процесс сотворения формы, нажав клавишу «Готово».
Если по любым причинам форма вас не удовлетворяет, нажмите клавишу Конструктор, и вы перейдете в режим конструктора форм, в каком получите в свое распоряжение все средства для сотворения настоящей формы. Таковым образом, сделаем формы ввода данных .
Рис.18. Форма «Контракта»
6 Разработка главной кнопочной формы
Кнопочная форма — это меню для работы в базе данных. В меню быть может несколько вложенных подменю.
Сделаем меню 1-го уровня:
— Закроем все таблицы, формы, отчеты, запросы
— Выберете пункт меню «Сервис/ Служебные программки/ Диспетчер кнопочных форм», в ответ на вопросец «Сделать кнопочную форму?» надавить клавишу Да. Перед нами раскроется окно диспетчера кнопочных форм.
— Нажмем клавишу Поменять
— Ввести заглавие кнопочной формы «Отдел сбыта»
— Надавить клавишу Закрыть
— Надавить клавишу Сделать
— В окне «Создание» ввести текст «Форма», ОК
— Надавить клавишу Сделать
— Аналогично сделаем последующие странички кнопочной формы: «Отчеты», «Запросы», «Выход» .
Рис. 19. Странички кнопочной формы
Сделаем меню 2-го уровня
сейчас поочередно будем открывать любой пункт меню 1-го уровня. Отметить курсором главную кнопочную форму «Отдел сбыта» и надавить клавишу Поменять
— Сделать элемент кнопочной формы
— текст «Формы»
— Команда «Переход к кнопочной форме»
— Кнопочная форма — избрать из перечня «Формы», ОК
— Сделать элемент кнопочной формы
— текст «Запросы»
— Команда «Переход к кнопочной форме»
— Кнопочная форма — избрать из перечня «Запросы», ОК
— Сделать элемент кнопочной формы
— текст «Отчеты»
— Команда «Переход к кнопочной форме»
— Кнопочная форма — избрать из перечня «Отчеты», ОК
— Сделать элемент кнопочной формы
— текст «Выход»
— Команда «Выйти из приложения»
Закрыть окно «Изменение странички кнопочной формы», вернемся в окно «Диспетчер кнопочных форм».
Сделаем меню 3-го уровня
Установим курсор на страничку «Формы» и нажмем клавишу Поменять.
Мы находимся в окне «Изменение страничек кнопочной формы»
— Сделать элемент кнопочной формы
— текст «Сотрудники отдела сбыта»
— Команда «Открыть форму для конфигурации»
— Кнопочная форма — избрать из перечня «Сотрудники отдела сбыта», ОК
— Сделать элемент кнопочной формы
— текст «Заказчики»
— Команда «Открыть форму для конфигурации»
— Кнопочная форма — избрать из перечня «Заказчики», ОК
— Сделать элемент кнопочной формы
— текст «Виды материалов»
— Команда «Открыть форму для конфигурации»
— Кнопочная форма — избрать из перечня «Виды материалов», ОК
— Сделать элемент кнопочной формы
— текст «Вспять»
— Команда «Открыть кнопочную форму»
— Кнопочная форма «Отдел сбыта»
Аналогичным образом создаются пункты меню «Отчеты» и «Запросы». Таковым образом сотворено меню для ввода и корректировки инфы в базу данных (рис. 20).
Рис.20. Кнопочная форма
Автозапуск формы при открытии базы данных осуществляется через меню Сервис / характеристики пуска / Вывод формы/странички.
7 Управление юзера
Пуск базы данных осуществляется двойным щелчком мыши по файлу «Отдел сбыта.mdb». При запуске программки раскрывается основная кнопочная форма.
В главной кнопочной форме, представлены клавиши, которые ссылаются на главные группы БД (отчеты, формы, запросы). Клавиша «Выход» дозволяет закрыть данную форму и перейти в окно базы данных.
Для выполнения отчетов необходимо перейти на вкладку «Отчеты» головного окна базы данных. Для просмотра отчета необходимо щелкнуть по соответственной кнопочке левой клавишей мыши.
Также при помощи главной кнопочной формы можно просмотреть сделанные запросы. Для этого нужно избрать пункт меню «Запросы», а потом в открывшемся перечне избрать подходящий запрос.
Также при помощи главной кнопочной формы можно выполнить добавление новейших данных в таблицы базы данных. Для этого нужно избрать пункт меню «Формы» и в открывшемся перечне избрать подходящую форму.
Для прибавления данных необходимо надавить клавишу с изображением стрелки со звездочкой (рис. 21), в итоге чего же поля формы очистятся для прибавления данных.
Рис. 21. Добавление данных через форму
Ввод данных через остальные формы осуществляется аналогичным образом.
Также можно добавлять новейшие данные конкретно в таблицы. Для этого необходимо в основном окне базы данных перейти на вкладку «Таблицы» и открыть подходящую таблицу двойным щелчком левой клавиши мыши.
В итоге раскроется таблица. Новейшие данные необходимо вводить в последнюю, обычно, пустую строчку.
Для сортировки данных в таблице нужно выделить заголовок столбца, по которому будет выполняться сортировка, потом надавить правую клавишу мыши и избрать подходящий пункт – «Сортировка по возрастанию» либо «Сортировка по убыванию».
8
Советы по предстоящей модернизации системы
В качестве предстоящей модернизации разработанной системы рекомендуются последующие усовершенствования:
— введение наиболее комфортного графического интерфейса системы, представляющего различное графическое представление данных в виде диаграмм и т.д.;
— введение системы расширенного поиска, позволяющей производить поиск нужных данных по разным характеристикам либо по группам характеристик;
— введение системы разграничения доступа к базе данных, позволяющую производить вход в базу с разными доступными способностями, для предотвращения несанкционированного и случайного конфигурации, удаления, прибавления данных.
Заключение
СУБД МS Ассеss является в истинное время одной из самых фаворитных посреди настольных систем. Посреди обстоятельств таковой популярности необходимо подчеркнуть:
— удобство ввода и редактирования данных таблиц, т.к. программка делает интерфейс по выбору юзера;
— производит поиск данных в таблицах по определенным аспектам;
— контролирует главные поля;
— делает любые формы отчетов, в каких можно поменять содержание и стиль дизайна;
— дает возможность пополнять базу данных новенькими таблицами и решать новейшие задачки, т.е. составлять новейшие отчеты и формы.
Информационная система «Отдел сбыта» состоит из 6 таблиц, содержащей сведения данной темы. Также подготовлены запросы различного типа, по которым сделаны надлежащие отчеты, реализованы формы для ввода и редактирования данных, кнопочная навигационная форма.
Разработанная база данных значительно облегчит работу со сведениями о реализуемых материалах. Запросы дозволят стремительно вывести все нужные сведения, начиная от обычный сортировки и заканчивая расчетами. Формы обеспечат легкий и удачный ввод данных. отчеты дозволят выводить информацию на принтер в комфортном оформлении.
В работе приведено подробное описание процесса разработки и сотворения информационной системы, представлены результаты, нужные поясняющие иллюстрации. Выполненная работа дозволила углубить познания в области информатики и использования современных информационных систем.
Перечень литературы
1. Вейскас Д. Действенная работа с Microsoft Access. — СПб: «Питер Пресс», 2006. — 856 стр.
2. Горев А., Макашарипов С., Ахаян Р. Действенная работа с СУБД. — СПб: «Питер», 2004. — 704с.
3. Access – для самостоятельного освоения/ А.И.Бородина, Л.И. Крошинская, Е.Н. Лядинская. — Минск: НО ООО «БИП-С», 2002. — 236 с.
4. Гончаров А. Access в примерах. — СПб.: Питер, 2000. – 366 с.
5. Ботт Эд. Microsoft Office 4 (Серия «Без заморочек!») / Пер. с англ. — М.: БИНОМ, 1996. – 561 с.
6. Алексеева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачках. – М.: Экспресс, 1999. – 532 с.
7. Бемер С, Фратер Г. MS Access 2000 для юзера. — Киев: BHV, 2001. – 624 с.
8. Биллинг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office 2000. Офисное программирование. — М.: Российская редакция, 2002. – 431 с.
9. Киммел П. Программирование для Microsoft Access 2000 за 24 часа. — Минск: Высшая школа, 2000. – 318 с.
10. Харитонова И.И. Самоучитель по Microsoft Access 2000. — СПб: Питер, 2001. – 472 с.
]]>