Загрузка...
Учебная работа. Курсовая работа: Автоматизация процесса составления и печати писем
Введение
1. Описание предметной области
2. Бизнес- процесс при ручном выполнении работы наполнения и печати писем руководителю организации
3. бизнес – процесс при автоматическом выполнение работы наполнения и печати писем руководителю организации
4. Описание базы данных и пошаговое выполнение работы
Заключение
Перечень использованных источников
Введение
Автоматизация хоть какого процесса в институте и на кафедре существенно упрощает ряд рабочих действий и увеличивает их эффективность.
Положительное воздействие автоматизации проявляется в экономии времени и так же уменьшает количество допускаемых ошибок.
Автоматизация процесса написания письма руководителю организации, в которую будет ориентирован студент, существенно облегчит работу по направлению распределения студентов на практику.
В итоге это приведет к улучшению критерий работы и свойства ее выполнения.
Актуальность данной темы состоит в том, что за один год на одной кафедре выпускается наиболее 1000 таковых писем раз в год, и всякий раз секретарю либо руководителю практики требуется вводить нередко повторяющиеся данные из года в год, при этом студенты в главном не являются неотклонимыми и нужные документы приносят не во время, из-за этого весь процесс занесения данных приходится пвторять.
Цель данной курсовой работы автоматизации процесса составления и печати писем по предмету практики студентов руководителю организации ил компании.
задачки курсовой работы:
1) описание предметной области;
2) бизнес-процес при ручном выполнении работы;
3) бизнес-процес при автоматическом выполнении работы;
4) описание базы данных;
5) пошаговое выполнение работы.
1. Описание предметной области
Одной из важных заморочек, имеющихся в высших и средне-специальных учебных образованиях и работающих в данной сфере, а конкретно, педагогов, секретарей, ассистентов, является автоматизация 1-го вида из деятель кафедры по распределению студентов на практику. Конкретно тут решается вопросец о распределении студентов, или кафедра сама распределяет, или студенту приходится без помощи других находить для себя пространство прохождения практики, при втором варианте процесс выдачи писем еще наиболее усложняется из-за роста вариативности.
процесс распределения на практику врубается в себя последующие задачки:
1) формирования перечня студентов распределяемых на практику их паспортные данные;
2) описание факультета, специальности специализации студента, курса обучения;
3) описание компании, управляющего;
4) предназначение срока практики, дата начала и окончания;
5) описывается управляющий данного студента его научная степень;
6) дата составления письма.
Автоматизация работы кафедры обеспечит существенное сокращение времени составления писем, отправления и увеличивает репутацию определенной кафедры.
естественно, это не решит стопроцентно заморочек с задержкой выдачи писем и до конца не высвободит работников от проведения схожих циклических операций. Но система дозволит упорядочить хотя бы процесс выдачи таковых писем.
В связи с необходимостью автоматизации данной области, хорошим является автоматизация выдачи писем в Microsoft Excel, при помощи макросов и естественно спеца. Потому что доверить без помощи других студентам заполнять подобные контракта не является вероятным.
2. бизнес— процесс при ручном выполнении работы наполнения и печати писем руководителю организации
Типовые функции работника кафедры соединены:
— с поиском (вводом новейшего) студента в имеющейся базе;
— отражением конфигураций, таковых как паспортные данные, факультет, специальность, специализация;
— составления документа для печати и отправки на предприятие руководителю практики.
Более рутинным является процесс дизайна документа, потому его и будет эффективнее всего заавтоматизировать. Обыденный рутинный процесс выдачи писем для прохождения практики на рисунке 1.
Недочетами данного процесса является:
— большенный размер затраченного времени;
— очередь на получение таковых писем студентами;
— задержки по отправке в необходимое время;
— огромное количество ошибок при воде данных;
— не обязательность работников.
Даже если есть возможность просто копировать данные и вставлять в нужные ячейки, это будет занимать не меньше времени чем ручной ввод данных.
Набросок 1 – Ручной процесс выдачи писем практикантам
3. Бизнес – процесс при автоматическом выполнение работы наполнения и печати писем руководителю организации.
При автоматическом выполнении данной работы сокращается количество совершаемых операций, благодаря использованию макросов в Microsoft Excel. Сокращается количество затраченного времени. Сокращается число допускаемых ошибок. Освобождается время для выполнения иной принципиальной кафедральной работы, либо время личного отдыха, увеличивается работоспособность и настроение от резвой и действенной выполненной работы.
Автоматический процесс будет смотреться последующим образом, набросок 2.
При всем этом сокращается время не только лишь на наполнение одной и той же инфы в разных источниках – заполненные в базе данные о студенте и автоматическое наполнение в письмо при выбирании его фамилии из перечня, либо порядкового номера из журнальчика, при поочередной печати. Еще одним плюсом будет то, что при выдаче новейшего письма, автоматом меняется дата составления, как следует на это не придется растрачивать доп время.
Самым же значимым плюсом является сокращение количества ошибок в документах.
4. Описание базы данных и пошаговое выполнение работы
Автоматизация составления и печати писем практикантам в Microsoft Excel просит подготовительной подготовки. Во-1-х, нужно завести в Microsoft Excel базу данных на студентов. В данной таблице отражаются все нужные данные для практики: ФИО, факультет, специальность, специализация, курс, заглавие компании, дата начала прохождения и окончания практики, срок в деньках, паспортные данные студента, ФИО управляющего практики, его научная степень, дата составления письма. набросок 3. При всем этом для удобства сортируется по фамилиям студентов и закрепляется области по строке 1 и по столбцу А.
В ячейку А1 вводится последующая формула «ЕСЛИ(правда;1)» это нужно для формирования поочередного ряда номеров, последующим шагов вводится формула в ячейку А2 «МАКС($A$4:A4)+1» для прибавления последующего номера в перечне, протягиваем ячейки для автоматической нумерации.
Для шапки заглавий вводится функция «АВТОФИЛЬТР» из вкладки Данные — Фильтр – Автофильтр.
Набросок 3 – журнальчик практикантов
Для автоматизации журнальчика создаются особые списки с наименованием всех факультетов специальностей управляющих их научных степеней, заглавие организаций, потому что любой год студентов распределяют в одни и те же места, набросок 5.
Набросок 5 – Особые списки
Этими перечнями можно воспользоваться для автоматического наполнения полей журнальчика, набросок 6.
Набросок 6 – Автоматические списки
Для даты начала прохождения практики вводим формат «Дата», для даты окончания вводим формулу 1, она автоматом рассчитывает денек окончания практики пользуясь данными из ячейки с количеством дней, потому что на различный вид практики присваивается различное количество дней.
H4+J4-1(1)
В ячейку дата вводится формула нынешнего числа с помощью функции «СЕГОДНЯ()».
Дальше преступаем к созданию конкретно самой формы письма руководителю организации, набросок 7.
Набросок 7 – Письмо руководителю организации
Для этого вводим вспомогательные данные – заглавия, подписи строк и так дальше. В графы выделенные жирным шрифтом с данными вбиваем формулы и создаем отран управления в ячейке L1. Таковыми органами управления могут являться Перечень и Счетчик. Для сотворения частей управления употребляется панель инструментов Формы (Вид—Панели инструментов—Формы). Набросок 7.1.
Набросок 7.1 Счетчик и Перечень
Применяемые формулы:
ВПР(L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;7;ЛОЖЬ) (2)
Формула 2 означает что в ячейку Н5-К5 автоматом присвоится заглавие организации из 7 столбца, по номеру из ячейки L1.
Формула по изменению именительного падежа на дательный и ввод в ячейку ФИО студента из журнальчика осуществляется с помощью формулы 3.
DativeCaseInCell(ВПР(L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;2;ЛОЖЬ) (3)
DativeCaseInCell – формула подмены падежа ее макросы на рисунке 8.
Набросок 8 – Макрос на формирование дательного падежа
Последующая формула 4 по примеру формулы 2 вносит данные в ячейку их журнальчика практикантов таблицы А4:N29, 3 столбца, приближенное сравнение – ЛОЖЬ. а конкретно факультет.
=ВПР(L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;3;ЛОЖЬ) (4)
Таковым образом формируются все нужные строчки, а управляются они перечнем фамилий студентов, из рисунка 7.1.
Формулы 5 -7.
Специальность = ВПР(L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;4;ЛОЖЬ) (5)
Дата начала прохождения практики:
ВПР(L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;8;ЛОЖЬ); (6)
Дата окончания практики:
ВПР(L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;9;ЛОЖЬ); (7)
Таковым же образом заполняется курс, специализация, дата составления письма, ФИО управляющего практики, но научная степень.
Дальше выводим на печать талончик на прием к доктору. Для того чтоб при выводе на печать сделанный документ который должен быть размещен на одном листе бумаги, задаем область печати. Для этого при помощи командыПредварительный просмотр смотрим, как разместится документ на бумаге и если нужно, то производим устранение недочетов.
Если некое действие нередко повторяется, его выполнение можно заавтоматизировать при помощи макроса.
Макрос — это серия установок и функций. Их можно делать каждый раз, когда нужно выполнить данную задачку. Перед тем как записать макрос, нужно спланировать шаги и команды, которые он будет делать.
В данной работе нужно заавтоматизировать вывод на печать сформированный документ. Для этого проведем подготовку: в листе «Письмо руководителю » выделим бланк талона и зададим область печати, дальше откроем окно подготовительного просмотра и по мере необходимости откорректируем недочеты.
сейчас приступим к записи макроса. В показавшемся диалоговом окне, набросок 9, напишем заглавие макроса и комфортное сочетание кнопок. Дальше подтвердить избранные характеристики.
Опосля нажатия на клавишу ОК либо кнопку Enter, Excel начинает запись макроса, для что фиксирует все деяния юзера. Фиксация действий делается на языке кода VBA и будет осуществляться до остановки записи. Для остановки записи предназначена появляющаяся опосля начала записи клавиша Приостановить запись.
Макрос сформирован. Проверим выполнение макроса, нажав клавишу «Печать». Для удобства и автоматизации присваиваем клавишу макросу набросок 10. Макрос записан в модуле 1,проверить запись макроса можно нажав команду «alt + F11», раскроется окно MVB с макросом.
Набросок 10 – Клавиша вывода на печать
Заключение
Внедрение автоматизации в Microsoft Excel для составления и печати писем руководителю организации, изменяет принципы обслуживания — исчезают большие Издержки времени на выполнение рутинно работы. Миниатюризируется количество ошибок в формировании документа. Увеличивается работоспособность.
Цель данной курсовой работы выполнена автоматизации процесса наполнения и печати письма руководителю организации работает и приносит нужный итог.
Перечень использованных источников
1. Указания по выполнению лабораторной работы.
2. http://sekretar-info.ru/pract/4/.
3. http://www.caravan.ru/reference/faq/first/rules/.
]]>