Загрузка...
Учебная работа. Реферат: Электронный документооборот 2
Введение……………………………………………………..……………………………………….2
1. системы электрического документооборота…………………….………………………………..2
1.1 Документооборот в мире безбумажных технологий……………………………..…………….2
1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием………………..………3
1.3 системы управления электрическим документооборотом………………….……………………4
1.4 Корпоративный электрический архив……………………………………………….…………….7
1.5 Информационно – поисковые технологии для электрического делопроизводства……………8
Заключение……………………………………………………………………………………………10
Перечень литературы…………………………………………………………………………………..11
Введение
Главный целью данной контрольной работы является раскрытие понятия «системы электрического документооборота». Основой данной нам системы является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система — это совокупа частей, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, созданная для выполнения определенных функций и владеющая определенными качествами, сводящимся к свойствам частей, поточнее к их сумме. Этими элементами в системе электрического документооборота и являются документы.
Тяжело представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристской визы, студента – без студенческого билета и зачетной книги и т.д. В особенности это затрагивает фактически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна компания, компания, компания не может обойтись без документа и, как следует, без документооборота. Оборот документов является неотклонимой частью деятельности хоть какой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.
С развитием информационных технологий для документооборота раскрылись большие способности. С возникновением и развитием глобальной сети Веб и его принципиальным атрибутом — электрической почтой, неувязка расстояния не стала быть неувязкой. По электрической почте электрический документ приходит к получателю в считанные минутки. Но, с устранением одной трудности, возникла иная – защита инфы, которую содержит электрический документ. Сохранность инфы в особенности принципиальна в наше время, потому реальная работа содержит некие способности ее обеспечения.
1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1
Документооборот в мире безбумажных технологий
Повышение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре просит адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование большого количества бумаги, ну и информация, поступающая на таковых носителях, наименее оживленна, чем электрическая.
Теория безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это время сейчас можно гласить только о частичной реализации данной нам идеи. тут ряд обстоятельств:
Можно указать на психический нюанс трудности. Получение инфы в электрическом виде просит привычки;
Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответственной производительной вычислительной техники, высочайшей пропускной возможности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (к примеру, в Рф на данный момент ни одна налоговая инспекция не воспримет отчет лишь в электрическом виде, ни один Трибунал не воспримет контракт, заверенный электрической подписью и т.п.).
процесс управления предприятием в критериях рыночной экономики просит интенсификации и точной организации всего компании, прямо до всякого сотрудника. Таковым образом, при наличии регламентации деятель, до этого всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор предстоящего прогресса общества призваны обеспечить доступный и действенный инструмент автоматизации на базе безбумажного делопроизводства и документооборота.
1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием
Для действенного менеджмента в деятель хоть какого компании информационные потоки должны представлять собой верно отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов снутри компании принято именовать делопроизводством данной определенной организации. В базе делопроизводства лежит базовое понятие структуры информационного обмена – документопоток. Для хоть какой организации можно выделить три главных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.
Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их снутри конторы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.
В русские времена делопроизводство регламентировалось Единой гос системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Сделанная схема отлично структурирована и до нынешнего денька отлично поддается автоматизации. Обозначенный эталон регламентирует принципы работы с документами. В то же время сейчас желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым либо ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях профессионалов.
Форма
документа
Документопоток
входящей инфы
внутренних документов
исходящей
инфы
Электрон — ные документы
Сообщения электрической почты
Факсимильная информация
Сообщения в корпоративной сети
Факсы
Ответы и письма по электрической почте
Факсимильная информация
Бумажные документы
Письма
Договоры и договоры
Законодательные акты
Нормативные документы
Повторяющиеся издания
книжки
реклама
Анкеты
Приказы
Аннотации.
Отчеты
Служебные записки
Командировочные документы
Бухгалтерские документы
Письма
Договоры и договоры
Пресс – релизы
Автоматизация делопроизводства на этом уровне просит подготовительного обследования документопотоков на предприятии с следующей фиксацией измененного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, также опции регламентов прохождения электрических документов по рабочим местам. Особое структурное подразделение производит: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет выполнения, классификацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.
Безбумажное делопроизводство предугадывает применение компа в управленческой деятель для хранения, поиска и отображения инфы, позволяя свести к минимуму либо исключить вполне применение картонных носителей.
электрический кабинет подразумевает компанию работы групп юзеров над совместным решением сложных распределенных задач в электрических компьютерных сетях при помощи средств вычислительной техники. Сейчас существует огромное число концепций построения электрического кабинета, а именно компаний Microsoft, Borland, Lotus. Все почаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программками, необходимыми для прохождения потока работ в электрическом кабинете.
Внедрение сетей и средств электрической почты дозволяет одномоментно пересылать документы из 1-го подразделения в другое без временных задержек на передачу картонного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение длительного архива документов. Тут есть два существенных препятствия: наружное и внутреннее.
Крайнее часто соединено с привычками и иными ординарными человечьими чертами и слабостями. Решение данной нам трудности часто упирается в стиль конторы.
Наружный срез трудности упирается в огромное число документов, предлагаемых в картонном виде. Традиционными примерами являются письма и факсы, повторяющиеся издания. Переход от картонного ведения делопроизводства к электрическому сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического определения текстов (optical character recognition — OCR). Крайние заслуги в данной нам области послужили толчком к активному внедрению технологий электрического документооборота, в том числе и у нас в стране. Соблазнительность ввода текста без использования клавиатуры описывает энтузиазм и к технологиям определения голоса. Вместе с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это делает базу построения системы управления электрическим документооборотом.
1.3 системы управления электрическим документооборотом
Система управления электрическим документооборотом (СУЭД) создана для последующих целей:
- интеграции действий документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;
- увеличение информированности управления и профессионалов за счет роста размеров информационного хранения, централизированной обработки инфы, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, также за счет увеличения полноты и достоверности отчетов;
- уменьшения цены документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от картонного делопроизводства к электрическому, понижения цены копирования и передачи картонных документов;
- уменьшения цены и сокращения времени поиска картонных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения четкой адресации в электрическом виде;
- интеграции информационных действий в рамках кооперации компаний;
- создание отменно новейшей информационной базы для следующего совершенствования действий документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
СУЭД обязана соответствовать имеющейся информационно – организационной структуре компании (группы компаний) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования данной нам структуры.
СУЭД создана для автоматизации действий документационного обеспечения управления предприятием, включая:
- процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электрический архив»);
- процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода обычных форм документов (подсистема «Ввод обычных форм документов»);
- управление делопроизводством (создание, обработка и классификация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).
- Объектом автоматизации являются процессы:
- создание документов;
- подготовки, учета, классификации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и остальных управленческих документов;
- работы с документами (передача, учет, контроль выполнения и др.).
Главные требования к системе состоят в последующем. Для информационного обмена в системе обязана употребляться корпоративная вычислительная сети, в которую врубаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД обязана вести взаимодействие с электрической почтовой системой и автоматическими системами управления предприятием. Система обязана допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, применяемых ресурсов; позволять увеличивать количественные и расширять многофункциональные свойства системы.
СУЭД обязана обеспечивать изменение собственных черт,характеристик, адресатов передачи документов и т.п. зависимо от конфигурации регламента документооборота компании (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).
Система обязана строиться на базе открытых технологий, обеспечивающих ее последующую модернизацию и развитие без переработки. В системе обязана быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, а именно технологически обычный подмены серверов и устройств хранения инфы на наиболее производительные (емкие).
Система обязана обеспечивать с достаточной точностью определения документов на российском и главных европейских языках текстового формата А4, также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особенное внимание обязано уделяться размерам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.
Подсистема «Электрический архив» создана для последующих целей:
- оперативного и потокового ввода документов, полеченных из картонных документов методом сканирования (получение электрических графических образов) и OCR – определения (преобразование их в текстовые документы);
- оперативного и потокового ввода электрических документов из остальных источников;
- передачи электрических документов в подсистему «Делопроизводство»;
- реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
- хранения электрических документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);
- адресация оригиналов документов в картонном архиве;
- поиска и извлечения документов из электрического архива;
- вывода документов из системы в виде жесткой (картонной) копии либо в электрическом виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
- связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;
Подсистема «Ввод обычных форм документов» обеспечивает:
- проектирование представлений обычных форм документов для их следующего ввода;
потоковый ввод обычных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электрический архив» (включая сканирование, OCR (ICR) – стилизованное определение, контекстный контроль и экспорт в БД).
Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:
- создание электрических документов средствами подсистемы;
- ведение версий (редакций) документов и их авторства;
- защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
- электрическое визирование документов (электрическая подпись);
- связывание документов в логические группы;
- компанию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного либо ситуационного) движения документов и критерий воплощения работ с ними;
- допуск к документам и расширенным видам работ с ними в согласовании с установленными правами юзеров;
- протоколирование видов работ, производимых юзерами с документами;
- управление маршрутами движения документов;
- контроль местопребывания документа и состояния его выполнения;
- передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электрический архив».
Вероятный состав программных инструментальных и технологических средств, нацеленных на управление документами и документооборотом, также средств реализации процедур работы с документами быть может представлен последующим образом:
- средства для ввода картонных документов и определение образов;
- средства для сотворения электрических документов;
- средства для организации и работы с электрическим архивом;
- технологические средства, направленные на управление документооборотом;
- технологические средства, направленные на управление документами;
- инструментальные средства разработки приложений, реализующих специальные функции и технологии работы с документами.
Программные технологические пакеты, направленные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специальные функции, соответствующие при работе с документами на предприятии.
Инструментальные средства для разработки приложений должны быть таковыми, чтоб приложения, разработанные с помощью их, встраивались в программную среду управления документами и документооборотом.
Разглядим организационно – многофункциональные индивидуальности главных подсистем, ориентируясь на решения и предложения конторы «Умственные технологии» (Cognitive Technologies) – 1-го из фаворитов на русском рынке по технологиям сотворения СУЭД и определения образов.
1.4 Корпоративный электрический архив
Многофункциональные способности подсистемы «Электрический архив», предлагаемой компанией «Умственные технологии», соответствуют приведенным выше требованиям. Рассматриваемое решение выполнено в архитектуре «клиент — сервер» и нацелено на внедрение оборудования, сделанного согласно фабричным эталонам. Решение масштабируемом и подразумевает ординарную адаптацию к требованиям как по быстродействию, так и по количеству рабочих мест для ввода и поиска документов. Оно не накладывает никаких ограничений на формат документов, предугадывает обработку разнородных документов, хранение в одном архиве инфы различного типа (к примеру, технической документации, денежных отчетов, документов и т.д.).
Главные достоинства предлагаемого решения заключаются в полной автоматизации последующих операций:
- получение электрического вида документа (сканирование);
- определение текста изображения документа (OCR — определение);
- морфологического анализа (нормализация) текста документа;
- полнотекстового индексирования текстовой инфы в документе;
- систематизации, аннотирования и сотворения регистрационной карточки документа;
- поиска и подборки электрического вида документа по значению его регистрационных атрибутов или по текстовому содержанию.
- Роль оператора требуется лишь на шагах формирования атрибутов и получения текста документа при использовании OCR – определения, если требуется редакторская правка распознанного текста. Выбор операций для определенной реализации системы зависит от технологической цепочки при работе с различными типами документов.
- Предлагаемая система предоставляет также доп способности:
- разграничение доступа юзеров к документам на базе механизма льгот;
- ручное задание атрибутов документа в процессе его регистрации в системе.
В качестве программного обеспечения сервера баз данных можно применять баз данных ORACLE7 SERVER конторы oracle либо остальные типы развитых СУБД. Продукты данной нам конторы совместно с услугами по техническому обслуживанию, обучению, консультированию и системной интеграции являются основой встроенной, открытой, переносимой среды разработки приложений. Реализуя подход к проектированию на базе визульного моделирования объектов и автоматизируя все этапы жизни приложения, эти средства обеспечивают высшую производительность разрабов и создание приложений в архитектуре «клиент — ”».
приложений подсистемы «Электрический архив» реализует выполнение главных функций, вышеперечисленных при рассмотрении требований к системе, включая разграничение доступа и защиту инфы от несанкционированного доступа.На любой документ в электрическом архиве заполняется регистрационная карточка. Набор атрибутов в карточке для разных типов документов может различаться. Документ хранится в базе данных в виде совокупы собственных представлений, к примеру графического вида и текстового представления. Графический образ быть может получен в итоге сканирования начального документа в виде файла в одном из обычных графических форматов. Текстовое текста отсканированного документа.
Подсистема доступа реализована в виде ПО для поиска, просмотра, подборки и печати документов из архива. Поиск можно делать как по тексту, имеющемуся на документе, так и по значению регистрационных атрибутов.
Выбор платформы почти во всем определяется требованиями к производительности системы. В истинное время обширное применение получили многопроцессорные платформы с наращиваемой производительностью (за счет роста количества микропроцессоров) с внедрением операционных систем unix либо Windows NT, которые поддерживают многопроцессорную архитектуру.
1.5 Информационно – поисковые технологии для электрического делопроизводства.
Информационно – поисковые технологии представлены в рассматриваемом комплексе подсистемой поиска и проигрывания. В системе предусмотрены развитые способности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование
Индексирование документов значит:
- реквизитную индексацию;
- ручное управление структурами хранения документов;
- настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве;
- автоматическую полнотекстовую индексацию документов;
- автоматическое определение формата файла электрического документа;
- индексацию текста документа сходу при его вводе;
- морфологический анализ индексируемых текстов для приведения помещаемых в индекс слов к канонической форме (нормализация текста в индексе);
- наличие стоп – словарей при полнотекстовой индексации и обеспечение их опции;
- выделение из текста сложных (составных) определений и понятий;
- поддержку и настройку словарей и тезауруса;
- технологию реквизитной разметки документов;
- настройку набора реквизитов;
- возможность разных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, автоматический);
- интеграцию с случайными программками сотворения, просмотра и конфигурации электрических документов.
Хранение документов содержит в себе возможность:
- работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт – дисков для хранения огромных размеров инфы;
- управление наружными носителями;
- хранение электрических документов случайного формата, аннотированных текстов, по которым делается поиск;
- хранения в системе для каждой странички как начального изображения, так и распознанного текста.
Поиск предугадывает:
- наличие обычного языка запросов к БД;
- реквизитный поиск документов;
- полнотекстовый поиск, точность поиска;
- поиск по именам документов и аннотациям;
- формирование сложных запросов с внедрением логических операций;
- контекстный поиск и меру близости слов при поиске;
- адекватность поискового результата запросу;
- морфологический анализ при построении запроса;
- возможность работы с системой удаленных юзеров.
Поиск быть может составным и включать несколько поисковых атрибутов из вышеперечисленных типов. Поисковым результатом служат образ отысканных документов и содержание инстракций, построенных в процессе индексирования либо его ручного атрибутирования. Отысканные образы могут быть распечатаны либо переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.
запрос строится методом наполнения шаблона главными словами, содержание которых юзер может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на 2-ух уровнях: поначалу происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании юзером соответственных атрибутов) сам документ. Обычно, хранение документов осуществляется автономно из – за огромных размеров архива и необходимости использования оптических накопителей инфы. Таковая архитектура, не считая всего, дозволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей. Необходимо подчеркнуть, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В крайнем случае он, обычно, является результатом использования OCR – технологий.
Заключение
вопросец о необходимости автоматизации управления документооборотом издавна перебежал в практическую плоскость, и все больше русских компаний вводят у себя системы электрического документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на своем опыте оценить достоинства новейшей технологии работы с документами. Но и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным шагом, может быть, в скором времени будет нужно переосмыслить изготовленный выбор и вновь погрузиться в делему увеличения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, а именно, конфигурацией рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новейшие способности для ведения бизнеса, с иной — заставляющих идти в ногу со временем, чтоб не отстать от соперников
Необходимость в автоматизации управления документооборотом различные организации сейчас лицезреют по-разному: одни — в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), остальные — в повышении эффективности работы многофункциональных профессионалов, создающих документы и использующих их в ежедневной работе, и только немногие уделяют внимание обоим нюансам. Такое разделение точек зрения в вопросцах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и почти всех остальных причин. Потому для одних документ быть может базисным инвентарем управления, а для остальных — средством и продуктом производства.
Перечень литературы
]]>