Учебная работа. Реферат: Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения

Учебная работа. Реферат: Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения

МВД (Министерство внутренних дел — орган исполнительной власти, правительственное учреждение, в большинстве стран, как правило, выполняющий административно-распорядительные функции в сфере обеспечения общественной безопасности) РОССИИ

Санкт-Петербургский институт

Кафедра информационной сохранности и математических способов

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине:

защита и обработка секретных документов

на тему:

Подготовка секретных документов для архивного хранения и ликвидирования

Выполнил: слушатель 4 курса

Группы 224 ЗИ

Факультета заочного обучения

Специальности: «Организация и разработка защиты инфы»

капитан милиции

Кудряшов А.А.

«____»_______ 2010г. Подпись____________

Проверил: _____________________________

«____»_______ 2010г. Подпись____________

г. Санкт-Петербург

2010 год

Оглавление

Введение. 3

Организация и разработка секретного делопроизводства. 6

Система доступа к секретным документам. 8

Работа с секретными документами. 9

Хранение документов. Конфиденциальность хранения. Сроки хранения документов.12

Процедуры при подготовке документов к сдаче в архивы.. 15

Заключение. 22

Литература. 23

Введение

Трое способны хранить тайну,
если двое из их мертвы.
Бенджамин Франклин

С развитием информационного общества все большее инфы. В истинное время в русском законодательстве данные вопросцы много и системно не решены. Данная статья является попыткой анализа более острых заморочек, связанных с определением понятия и видов секретной инфы.

В процессе развития научной мысли в понятие «информация» вкладывалось различное информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и действиях независимо от формы их представления. Также нужно указать и на понятие «документированная информация (документ)» — зафиксированная на вещественном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[2]
.

Исходя из убеждений этимологии, слово «секретный» происходит от латинского confidentia — доверие и в современном российском языке значит «доверительный, не подлежащий огласке, скрытый. слово «секрет», которое также нужно разглядеть, взято из французского secret — «потаенна». Любопытно, что в именитом словаре В. Даля также названы подобные значения : «секретная» — «откровенная, по особенной доверенности, неоглашаемая, сердечная; «потаенна» — «кто что не понимает, то для него потаенна, все сокрытое, неведомое, неизвестное. Таковым образом, можно прийти к выводу о равнозначности понятий секретная информация, потаенна и секрет.

Но, как уже отмечалось, понятие потаенны в правовой науке не совершенно совпадает с понятием секретной инфы, потому что потаенна значит ещё и правовой режим инфы. В согласовании со ст.2 ФЗ «О инфы …» и ст.2 ФЗ «О участии в международном информационном обмене», секретная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в согласовании с законодательством Русской Федерации. В целом данное определение следует признать правильным, кроме, быть может, того момента, что не постоянно информация с ограниченным доступом является документированной, к примеру сведения, составляющие личную и семейную тайну, не непременно зафиксированы на вещественном носителе, если не осознавать под крайним человечий обычно расположенный в головном отделе тела и представляющий из себя малогабаритное скопление обычно расположенный в головном отделе тела и представляющий собой компактное скопление нервных клеток и их отростков»>мозг (центральный отдел нервной системы животных, обычно расположенный в головном отделе тела и представляющий собой компактное скопление нервных клеток и их отростков).

При анализе видов секретной инфы появляются огромные трудности, связанные с противоречивостью и недочетами российского законодательства.

Во-1-х, как отмечает А. И. Алексенцев, понятия «скрытый», «секретный», потаенна» равнозначны, в итоге выходит феномен — скрытая информация (муниципальная потаенна) исключена из сферы скрытой. правда, данное разделение инфы обсуждено фразой «по условиям ее правового режима», который вправду различается у сведений, составляющих муниципальную тайну, и у остальных сведений[3]
. Но все равно в данном случае эта норма закона противоречит определению секретной инфы. Исключение гос потаенны из состава секретной инфы не согласуется и с международными актами.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято именовать секретными, а процесса их производства и компанию работы с ними секретным делопроизводством.

Организация и разработка секретного делопроизводства

Организация и разработка секретного делопроизводства не регламентированы муниципальными нормативными актами. Их должен определять владелец секретных документов, беря во внимание специфику деятель компании. Но при всем этом ему нужную управляться определенными нормами и правилам и работы с секретным и документами, обеспечивающими подходящий уровень функционирования компании, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в их инфы.

В данной случае на базе требований к защите коммерческой и служебной потаенны и опыта работы области секретного делопроизводства раскрываются все вопросцы, связанные с созданием и обработкой секретных документов, сделанных на естественном языке, на разных картонных носителях. вкупе с тем излагаются и нужные способы и мероприятия по обеспечению ограниченного доступа к документам.

структура книжки отражает последовательность шагов работы с секретными документами. Изложенные в книжке положения базируются на рациональной технологии делопроизводства, оптимизации видов учета и минимизации состава учетных форм документов, соблюдении индивидуальной ответственности за сохранность документов и обеспечении конфиденциальности содержащихся в их сведений.

Принципиально отметить, что книжек а рассчитана как на служащих подразделений секретного делопроизводства, так и на исполнителей и юзеров секретных документов, так как почти все нюансы защиты документированной инфы не только лишь имею т отношение к исполнителям и юзерам секретных документов, да и должны решаться ими.

Для начала нужно вспомянуть что все-таки такое разглашение сведений Разглашением сведений, составляющих секретную информацию, признается не вызванное интересами компании, предумышленное либо неосмотрительное действие или сообщение, в итоге которого такие сведения стали известны сторонним лицам.

И что такое утрата инфы. Под утратой документов, содержащих сведения секретную информацию понимается выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по работе, являющийся результатом нарушения установленных правил воззвания с ними, вследствие что эти документы стали либо могут стать достоянием сторонних лиц.

Система доступа к секретным документам

Система доступа к секретным документам – это совокупа установленных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ исполнителей к необходимому им для производственной деятель размеру документов, сведений, содержащих секретную информацию.

В этом разделе следует обрисовать цели допуска служащих к имеющимся грифам конфиденциальности. Должны быть перечислены сотрудники Вашего компании, имеющие Право давать разрешение на доступ к секретной инфы. Так же следует обрисовать технологию дизайна разрешения на доступ к секретной инфы. И ещё обрисовать порядок доступа на совещания по вопросцам, содержащим секретные сведения. Самое основное следует не забывать что совещания с ролью представителей остальных организаций проводятся с разрешения управляющего компании. На совещания либо переговоры допускаются лишь те сотрудники, которые имеют конкретное отношение к обсуждаемым вопросцам и роль которых вызывается служебной необходимостью. Обсуждение секретных вопросцев может выполняться лишь в помещении, специально выделенном для этих целей. Ответственность за сохранение секретной инфы несет управляющий, организовавший данное совещание либо переговоры.

Работа с секретными документами

Секретными именуются документы, содержащие сведения, известные лишь определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К секретным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа: «секретно», «коммерческая потаенна», «для служебного использования».

Законодательством РФ (Российская Федерация — документов, предугадывает:

-назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и внедрение;

—порядок подготовки и размножения документов;

-отдельную регистрацию документов;

-формирование дел;

-организацию выдачи и хранения документов;

-проверку наличия документов;

-архивное хранение и порядок ликвидирования.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с доказательством факта ликвидирования записью на копии документа.

Размножение секретных документов делается:

— с разрешения управления компании;

— с ограниченным количеством копий;

— в специально выделенном помещении;

— в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

— с незамедлительным ликвидированием бракованных копий.

Секретные документы должны региться раздельно от остальной документации в «Журнальчике регистрации секретных документов».

Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

Все поступающие секретные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.

При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.

Секретные документы формируются в отдельное дело, которое обязано иметь: гриф ограничения доступа; перечень служащих, имеющих Право воспользоваться сиим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.

Хранение дел с секретными документами делается в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, снаряженном средствами охраны.

Выдача и возврат секретных документов должны отражаться в «Журнальчике учета выдачи секретных документов».

При выдаче документа сверяется номер документа с номером в журнальчике; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.

При возврате документа сверяется номер документа с номером в журнальчике; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Запрещается:

— изъятие секретных документов из дел;

— перемещение их 1-го дела в другое без разрешения управления и отметок в «Журнальчике учета выдачи секретных документов»;

— несанкционированный вынос секретных документов из кабинета.

Проверка наличия секретных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки секретной инфы.

При установлении факта утраты секретного документа:

— ставится в известность управляющий компании:

— служба сохранности;

— принимаются меры к розыску документа.

на утерянный документ составляется акт, вносится соответственная отметка о утрате в «Журнальчике регистрации секретных документов».

экспертная комиссия компании раз в год отбирает секретных документы для архивного хранения либо ликвидирования.

Хранение документов

. Конфиденциальность хранения. Сроки хранения документов.

Архивное хранение документов вне кабинета имеет ряд преимуществ, посреди которых в особенности необходимо отметить последующие:

· Экономия дорогостоящего офисного места

· Удачный и резвый доступ (в особенности принципиально при нередких проверках с необходимостью выемки документов)

Обеспечение конфиденциальности хранения

Доступ к хранящимся документам имеют лишь уполномоченные представители вашей компании и компании Архив-Профи. Отсутствие инфы о вашей компании на коробах и опломбирование всех коробов существенно затрудняет несанкционированный доступ к документам. В хранилище отсутствует какая-либо электрическая информация о хранящихся документах. Хранение документов секретно.

1-ое, что нужно создать для сдачи документов в архив, это найти сроки хранения этих документов. Сроки хранения документов определяются в итоге экспертизы ценности документов как научной так и практической. В процессе экспертизы проводится отбор документов на хранение и инсталлируются сроки их хранения.

Комиссия вправе назначить последующие сроки хранения документов:

краткосрочные сроки хранения — наименее 10 лет (к примеру 1год, 3 года либо 5 лет);

длительные сроки хранения — наиболее 10 лет, включая неизменное хранение (к примеру 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.);

ряд документов не хранят — они подлежат уничтожению.

Какие достоинства в использовании услуг организаций, которые дают внеофисное хранение документов? Таковых преимуществ огромное количество.

Во-1-х, важнейшая информация вашего компании будет защищена. Подобные компании производят правовую, экономическую и техно защиту документов. Ваши документы накрепко защищены от атаки соперников, рейдеров либо неожиданного визита контролирующих органов. Весьма нередко правоохранительные органы при обыске либо проверке не имеют способности проверить все документы, потому пакуют их в коробки и увозят на проверку. Получить назад их бывает весьма трудно, а иногда пропадают документы, без которых предприятие просто не может работать. При внеофисном хранении документов компания предоставляет для вас юридическую поддержку и в случае визита правоохранительных либо контролирующих органов может применить целевый отказ от выдачи документов. Во-2-х, внеофисное хранение документов весьма прибыльно, поэтому что вы экономите на аренде площади под архив и на заработной плате работникам архива.

Еще есть один принципиальный момент хранения документов за пределами кабинетов. Часто большая часть документов для вас 2-ой так и не пригодится, а конкретно те, которые необходимы, отыскать неописуемо трудно. Весьма нередко в организации не существует структуры хранения документов, их группировки и поиска. Устаревшие документы не удаляются, а систематизация документов становится все труднее. Никто не имеет представления о том, что уже есть в архиве, а потому повсевременно создаются новейшие папки, которые дублируют информацию, которая уже есть. На поиск в итоге тратиться большущее количество времени и сил. Потому самым правильным решением в данном случае является воззвание к услугам внеофисного хранения документов. При всем этом вы сможете быть убеждены в том, что вся информация о вашей фирме секретна, а несанкционированный доступ к вашим документам исключен.

Спецы компании посодействуют приготовить документы для хранения, займутся составлением описей, классификацией и упаковкой документов, опосля что они будут вывезены в пространство хранения. Также они проведут экспертизу ценности документов, в итоге которой будет произведен отбор документов, зависимо от сроков хранения — временного и неизменного, опосля что определяется период, в протяжении которого они будут храниться в архиве данной компании. Это быть может как маленькой срок (до 5 лет), так и наиболее долгий (10, 30, 75 лет и наиболее).

Подчеркнём, что хранения бумаг строго секретно. Доступ к хранящимся документам могут иметь лишь назначенные Клиентом представители его организации, а так же уполномоченные сотрудники хранилища. При всем этом коробки с документами в неотклонимом порядке подвергаются пломбированию, к тому же, в целях сохранности, информация о компании-заказчике на коробах значиться не будет.

Архивное хранение секретных документов делается в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Ликвидирование секретных документов делается с составлением акта, утверждаемого управляющим компании; в присутствии комиссии; при помощи специальной машинки (шредера) либо другим методом, исключающим возможность восстановления имеющейся в их инфы.

Процедуры при подготовке документов к сдаче в архивы

По истечении времени хранения дел в структурных подразделениях и службе ДОУ учреждения, компании (один-два года) и миновании текущей управленческой значимости хранимых документов дела передаются в ведомственный архив (архив учреждения, компании).

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает последующие процедуры:

1. проведение экспертизы ценности документов;

2. оформление дел;

3. составление описей дел;

4. составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Под экспертизой ценности документов понимается исследование документов на базе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число главных принципов ценности врубаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов исходя из убеждений их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. К аспектам ценности относятся происхождение документов, их содержание и наружные индивидуальности.

экспертиза ценности документов осуществляется в протяжении всего “актуального цикла документа”, начиная с определения схемы классификации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение. Выделяются последующие этапы проведения экспертизы ценности документов:

1. определение сроков хранения документов по перечню при составлении номенклатуры дел;

2. классификация документов в дела соответственных сроков хранения;

3. корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив;

4. корректирование сроков хранения документов при передаче дел на неизменное хранение в муниципальный архив.

Экспертиза ценности документов проводится повсевременно работающей экспертной комиссией учреждения, компании. В больших учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия, которая соединяет воединыжды и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений. Индивидуальный состав экспертной комиссии утверждается приказом первого управляющего учреждения, компании. В комиссию врубаются более квалифицированные работники, имеющие большенный опыт работы в сфере деятельности учреждения, компании, также руководители службы ДОУ, ведомственного архива и бухгалтерии. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством 1-го из заместителей первого управляющего.

Экспертная комиссия является совещательным органом, которая работает в неизменном контакте с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и получает от нее нужные организационно-методические указания. Решения экспертной комиссии утверждаются управляющим учреждения, компании.

Положение о экспертной комиссии разрабатывается на базе типового положения, утвержденного Росархивом. Решения экспертной комиссии оформляются протоколами.

Главные функции экспертной комиссии:

1. рассмотрение проектов сводной номенклатуры дел учреждения, каждогодних конфигураций и дополнений, вносимых в номенклатуру;

2. организация каждогоднего отбора документов для хранения;

3. рассмотрение годичных разделов описей дел неизменного и описей дел длительного сроков хранения (выше 10 лет), в т.ч. о личном составе;

4. рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих предстоящему хранению;

5. организация рассмотрения предложений о изменении сроков хранения документов;

6. роль в подготовке и рассмотрении нормативно-методических материалов по ДОУ и архивному делу;

7. рассмотрение актов о непоправимом повреждении документов неизменного срока хранения и утраченных делах, подлежавших передаче в следующем на государственное хранение;

8. проведение инструктажей, консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций о обработке, использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме;

9. методическое управление и контроль за Деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.

экспертиза ценности проводится методом полистного просмотра дел и анализа фактического содержания документов, степени их ценности. В итоге может потребоваться переоформление дела и выделение документов, срок хранения которых резко возрастает либо миниатюризируется. к примеру, дела, содержащие предложения, заявления и жалобы людей, имеют пятилетний срок хранения, но экспертная комиссия по мере необходимости может продлить этот срок либо установить неизменный срок хранения. Не следует вести экспертизу, руководствуясь лишь заголовками дел. Подшивка вновь сформированных дел делается лишь опосля окончания экспертизы ценности документов.

В итоге проведения экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

1. дела неизменного хранения, подлежащие в следующем передаче в муниципальный архив.

2. Дела длительного хранения в ведомственном архиве учреждения, компании (выше 10 лет).

3. Дела временного хранения (до 10 лет).

4. Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По окончании проведения экспертизы ценности документов и отбора дел с документами неизменного и длительного срока хранения приступают к их оформлению.

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в согласовании с установленными правилами. дела оформляются и готовятся к сдаче в ведомственный архив в согласовании с Главными правилами работы ведомственных архивов. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ учреждения, компании и структурных подразделений, в ведении которых находились заведенные и сформированные дела, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Экспертизой ценности должны быть охвачены все секретные дела и документы выделенного хранения за соответственный период времени, так как документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда компании. К проведению экспертизы ценности определенного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).

экспертиза ценности документов дела проводится методом исследования содержания всякого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей списка, обозначенным на обложке дела. Сразу проверяется корректность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах неизменного срока хранения документов временного срока хранения, также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов либо с дела в целом.

При уточнении сроков хранения документов нужно управляться «Списком типовых документов, образующихся в деятель госкомитетов, министерств, ведомств и остальных учреждений, организаций и компаний с указанием сроков хранения» (М., 2001г.) Но в этом списке не отыскала отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих компаний. При проведении экспертизы ценности таковых документов следует управляться методическими советами «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новейших экономических-хозяйственных струр, в каких содержится примерный список документов неизменного срока хранения.

При проведении экспертизы ценности научно-технических документов нужно применять «Список научно-технической документации, подлежащей приему в муниципальные архивы Рф» (М., 1998).

Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные нареченными списками и методическими советами, то срок их хранения следует определять на базе критериев оценки документов, к важным из которых относятся:

1. содержание документа (значимость отображенного действия, полнота его освещения, новизна, неповторимость инфы либо ее повторяемость, целевое предназначение документа);

2. происхождение документа (пространство и время издания);

3. наружные индивидуальности документа (подлинник либо копия, нрав резолюций, наличие помет, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится методом исследования содержания документа и определения его срока хранения на базе перечней документов с указанием сроков хранения либо критериев определения ценности документов.

Результаты экспертизы ценности документов целенаправлено фиксировать в рабочей карточке (тетради) профессионала. В ней отражаются:

-Номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок;

-Операции (с обоснованиями), которые нужно произвести:

-Какие документы и в какое дело перешить,

-Какие документы подлежат уничтожению,

-С каких документов можно снять гриф конфиденциальности;

-Какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.

По окончании экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех профессионалов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:

-Какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно неизменного и временного (выше 10 лет) сроков хранения);

-Какие документы из каких дел и в какие дела нужно перешить;

-Какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;

-С каких дел, документов выделенного хранения либо отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в крайнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела либо должен оставаться в нем.

Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается управляющим компании

Заключение

Таковым образом, тема организации работы с секретными документами животрепещуща на данный период времени, потому что в довольно бурном развитии экономики Рф и в критериях ужесточения конкурентноспособной борьбы на рынке, всё почаще организации подвергаются разным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, почти всегда, организации и компании употребляют бумажные носители инфы (в том числе и секретной) из-за их наиболее комфортного, удобного и долговременного хранения. Но бумажные носители не имеют никаких особых степеней сохранности, как электрические и остальные виды носителей, потому вся ответственность за сохранность картонных документов ложится на правильную компанию секретного документооборота а именно.

Литература

1. Алексенцев А.И. понятие и сфера деяния секретного делопроизводства // Секретарь-референт. №1. 2002.

2. «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новейших экономических-хозяйственных структур)» (М., 1997)

3. «Список научно-технической документации, подлежащей приему в муниципальные архивы Рф» (М., 1998).

4. otvet.mail.ru/question/29017765/

5. Федеральный законРФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина) «О инфы, информатизации и защите инфы» от 20.02.1995 № 24 — ФЗ (в ред. от 10.01.2003).

6. www.archivespro.ru/bodyservice/sdacha-dokumentov.htm

7. www.archivespro.ru/bodyservice/sostavlenie-opisi.htm

[1]
ст.2 ФЗ «О инфы, информатизации и защите инфы» от 20.02.95г. №24-ФЗ

[2]
ст.2 ФЗ «О участии в международном информационном обмене» от 4.07.96г. №85-ФЗ)

[3]
Алексенцев А.И. понятие и сфера деяния секретного делопроизводства // Секретарь-референт. №1. 2002.

]]>