Загрузка...
Учебная работа. Реферат: Проектирование баз данных в Ms Access
По дисциплине «Информационные системы в экономике»
Тема: «Проектирование баз данных в Ms Access»
Вариант5.
Уфа – 2010
Задание: «Создание пользовательских баз данных в СУБД Access для обработки инфы по расчету заработной платы компаний гос структуры»
Реферат
MicrosoftAccess — реляционная СУБД компании Microsoft. Имеет широкий диапазон функций, включая связанные запросы, связь с наружными таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных. СУБД
Главные составляющие MS Access:
· построитель таблиц;
· построитель экранных форм;
· построитель SQL -запросов (язык SQL в MS Access не соответствует эталону ANSI);
· построитель отчётов, выводимых на печать.
Данная курсовая работа состоит из 18 страничек, и содержит в себе иллюстрации составленных в программке MSACCESS таблиц, таковых как «Предприятие», «Взносы во внебюджетные фонды», «Сотрудники», «Удержания из зарплаты», «Расчет», запросов, форм и отчетов, составленных на базе вышеуказанных таблиц. При написании работы были применены такие источники как книжки Исаева Г.Н. «Информационные системы в экономике», Гайдамакин Н.А. «Автоматические информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс», Когаловский М.Р. «Энциклопедия технологий баз данных», также веб источник (http://www.citforum.ru)
Содержание
Выбор и обоснование структурной схемы базы данных. 4
Создание таблиц. 4
Создание запросов. 9
Создание формы.. 11
Создание главной кнопочной формы.. 12
Создание отчетов. 13
Заключение. 16
Перечень использованной литературы.. 17
Введение
Программный комплекс MS Office является самым всераспространенным пакетом автоматизации работы в кабинете. Потому СУБД (Система управления базами данных) Access, входящая в набор проф версии комплекса стала де-факто обычной базой данных, применяемой в современном бизнесе. СУБД очень полезна в бизнесе для организации документооборота, потому что дозволяет исключить дублирование и убыстрить обработку документов клиентов, и, как следует, прирастить оборот и Доход конторы. Улучшение вида документов при всем этом благоприятно влияет на стиль конторы и тоже дозволяет завлекать клиентов. Главные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.
база данных в MS Access представляет собой совокупа инструментов для ввода, хранения, просмотра, подборки и управления информацией. К сиим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два метода сотворения базы данных. Вы сможете сделать пустую базу данных, а потом добавить в нее таблицы, формы, отчеты и остальные объекты. Таковой метод является более гибким, но просит отдельного определения всякого элемента базы данных. Не считая этого имеется возможность сделать при помощи мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Потому что MS Access содержит большенный выбор приготовленных для Вас баз данных, 2-ой метод в почти всех вариантах может оказаться желаемым. В обоих вариантах у Вас остается возможность в хоть какое время поменять и расширить сделанную вами базу данных.
один из главных плюсов разработки на MS Access – уплотненная связь с Microsoft Office. Для обычной работы сделанного приложения довольно установить Кабинет. При всем этом так же инсталлируются все нужные для работы Access библиотеки, ODBC и т.д., что не постоянно скажешь про этот же Delphi. Acess довольно отлично совместим с MS SQL Server и иными форматами баз данных.
Любая задачка при решении содержит в себе выбор метода решения. Acces при всей его наружной простоте дозволяет решать очень сложные задачки. Access довольно суровый инструмент, на котором стремительно и отлично можно создать достаточно сложные вещи. Для почти всех проектов, где принципиальна скорость разработки, Access подступает как недозволено лучше.
Любой язык программирования предназначен под определенные цели и задачки. И Acess решает довольно огромное количество офисных, бухгалтерских и остальных схожих задач. Программирование в Access, создание структуры базы данных подобны как и в остальных средах. И не для чего стрелять из пушки по воробьям и созодать что-то на Informixe, если все это проще создать на Access.
Освоив главные принципы, просто перейти к иным средствам разработки. Отличие будет лишь в обертке — заглавиях функций, процедур, синтаксических правилах и т.д. Но основное — принцип сотворения баз и алгоритмов остается.
Acces вначале представлялся как настольная база данных, и в данной сфере ему тяжело отыскать равного конкурента. Так же Acess весьма неплохой контейнер для хранения запросов и таблиц при работе с ними через ADO. Если не устраивает типовой набор контролов, то можно написать интерфейс для работы с помощью остальных средств, к примеру, VisualStudio либо Delphi.
Access дозволяет создать профессиональную базу данных в наиболее недлинные сроки и за наименьшие средства, и полностью удовлетворить запросы заказчика. Не считая того, такое решение владеет большей гибкостью, настраиваемостью, в него просто можно внести дополнения и конфигурации, резвее и дешевле чем в промышленные базы данных на базе Oracle и C++. Что касается трат на покупку MS Access, то он заходит в MS Office, а этот продукт уже имеется на большинстве компаний. Тяжело представить для себя комп, на котором бы не был установлен MS Office.
Выбор и обоснование структурной схемы базы данных
Microsoft Access владеет всеми чертами традиционной системы управления базами данных (СУБД). Access — это не только лишь мощная, эластичная и обычная в использовании СУБД, да и система для разработки приложений баз данных. К числу более массивных средств Access относятся средства разработки объектов — мастера, которые можно употреблять для сотворения таблиц, запросов, разных типов форм и отчетов. В Microsoft Access включены мастера, помогающие создавать анализ структуры данных, импортировать электрические таблицы и текстовые данные, увеличивать быстродействие приложения, создавать и настраивать одно из наиболее, чем 20 типов приложений с внедрением интегрированных шаблонов. Чтоб вполне заавтоматизировать работу приложения, можно употреблять макросы для связывания данных с формами и отчетами. Большая часть приложений можно сделать, не написав ни единой строчки программного кода. Но по мере необходимости построения вправду сложного приложения можно употреблять язык программирования — Visual Basic для приложений.
Для проектирования базы данных нужно располагать описанием избранной предметной области, которое обязано обхватывать настоящие объекты и процессы, определять все нужные источники инфы для обеспечения предполагаемых запросов юзера и решаемых в приложении задач. Следует увидеть, что почаще всего базы данных создаются средствами СУБД в области организационно-экономического управления.
Данная курсовая работа состоит из 5 таблиц. одной – родительской и 4 вспомогательных. Это обосновано тем, что при расчете зарплаты компании нужно раздельно высчитать суммы валютных средств для уплаты во внебюджетные фонды, удержание из зарплаты (в том числе налог на доходы физических лиц (13%), суммы алиментов, если таковые имеют пространство быть, штрафы за бракованную продукцию и остальные удержания).
Создание таблиц
Таблица содержит данные по определенной теме, к примеру, о организации, ее сотрудниках, отрасли производства. Любая запись в таблице включает данные о одном элементе, к примеру о определенном предприятии. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как наименование компании, ветвь ФИО управляющего и количество служащих. Не считая того, запись обычно именуется строчкой, а поле – столбцом.
база данных может включать огромное количество таблиц, в каких хранятся данные по разным темам. Любая таблица может состоять из огромного количества полей различного типа, включая текст, числа, даты и картинки.
При разработке новейшей базы данных на компе создается новейший файл, который употребляется как контейнер для всех объектов в базе данных, включая таблицы.
В Access употребляются три метода сотворения таблиц: методом ввода данных (by entering data), при помощи Конструктора таблиц (in Design view) и при помощи Мастера сотворения таблиц (by using wizard). Для всякого из этих методов существует особый ярлычек новейших объектов в перечне таблиц (рис 1).
Набросок 1
Для обеспечения наиболее действенной работы рекомендуется пользоваться особым мастером сотворения таблиц. Этот мастер дозволяет строить поля, coответствующие самым различным требованиям. С его помощью можно сделать базисную структуру таблицы. Для этого нужно:
1. Два раза щелкнуть на ссылке Создание таблиц при помощи мастера в разделе Таблицы окна База данных. Как и почти всегда, мастер запросит ввод — определенной инфы и предоставит для данной цели несколько панелей. В каждой таковой панели отображается содержимое окна мастера, а для перехода меж панелями предусмотрены клавиши Вспять и Дальше.
2. В первой панели мастера изберите переключатель Деловые и эталон таблицы Перечень рассылки (эти функции выбраны вначале). Вы видите, что в прокручиваемом перечне содержится много и остальных таблиц. Обычно выбирается таблица, структура которой похожа на структуру создаваемой вами таблицы.
3. Потом переносят требуемые поля из перечня Эталоны полей в область Поля новейшей таблицы. Этот интерфейс с 2-мя окнами нередко встречается в Access. к примеру клавиши, при помощи которых можно переносить поля из 1-го окна в другое.
4. В области Поля новейшей таблицы можно переименовывать поле. Для этого изберите поле, потом щелкните на кнопочке Переименовать поле и введите в показавшемся диалоговом окне Переименование поля новое заглавие. Щелкните на кнопочке ОК.
При работе со обычными таблицами мастер поможет значительно уменьшить время, затрачиваемое на их создание. Но время от времени для базы данных требуется создавать таблицы, свойства которых недозволено найти средством мастера. Конкретно в этом случае на помощь приходит конструктор таблиц.
Для сотворения таблиц в режиме конструктора нужно в окне базы данных щелкнуть вкладку сделать Таблицу, потом избрать режим конструктора. В столбце «Имя поля» вводится имя новейшего поля, а в столбце «Тип данных» — определяется тип. имя поля может содержать не наиболее 50знаков. При разработке таблицы «Компании» в столбец «Имя поля» были введены последующие наименования: предприятие, ветвь, управляющий, фото, число служащих. Как было сказано выше, любому полю устанавливается соответственный код. Так, для полей предприятие, ветвь, управляющий мною избран текстовый тип данных, для количества служащих – числовой, а для поля фото – поле объекта OLE, что дозволит употреблять в таблице и следующих запросах к ней изображение.
Набросок 2
На таблице 2 представлена сделанная в данной курсовой работе таблица «Предприятие». Аналогичным образом были сделаны таблицы «Взносы во внебюджетные фонды», «Сотрудники», «Удержания из зарплаты», «Расчет».
Когда меж таблицами устанавливается связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из остальных таблиц. Чтоб сделать связь, в 2-ух таблицах, обязано быть поле, принимающее неповторимое правило, оно является главным полем), и в согласовании ему ставится поле дочерней таблицы. При всем этом поле дочерней таблицы именуется наружным ключом. Перед установкой связей меж таблицами проследите через режим >Конструктор наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтоб установить связи меж таблицами сделайте деяния:
Активизируйте окно базы данных и щелкните на кнопочке >Схема данных, чтоб открыть окно Схема данных (команды >Сервис>Схема данных либо средством контекстного меню).
Щелкните на кнопочке >Показать таблицу на панели инструментов.
В диалоговом окне >Добавление таблицы по очереди изберите нужные таблицы двойным щелчком на имени таблицы из предлагаемого перечня, если они не отражены на схеме данных.
Опосля того, как все таблицы будут добавлены в окно схемы данных, щелкните на клавишу >Закрыть в диалоговом окне >Добавление таблицы.
Щелкните на поле родительской таблицы и «дотащите» связь от него до поля дочерней таблицы методом протаскивания при отжатой левой клавиши мыши. Опосля протаскивания полей устанавливается диалоговое окно >Изменение связей, в каком можно добавлять доп связи.
Установите флаг >Обеспечение целостности данных >Каскадное обновление связанных полей и отожмите клавишу >Сделать структуры связей
Создание запросов
Мастер обычного запроса на подборку употребляется для сотворения запросов из полей, определенных в одной либо нескольких таблицах либо запросах. При помощи мастера можно суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей либо определенных групп записей, также отыскивать наибольшее и малое значения в поле.
1 В окне базы данных перейдите к вкладке ЗАПРОСЫ и щелкните клавишу СОЗДАТЬ.
2 В диалоговом окне НОВЫЙ запрос изберите мастер ПРОСТОЙ ЗАПРОС.
3 Щелкните клавишу OK.
4 Укажите имя таблицы либо запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а потом изберите поля, из которых должны выбираться данные.
5 Если нужно, укажите доп таблицы либо запросы, а потом изберите из их поля, которые должны быть применены. Повторяйте данные деяния до того времени, пока не будут выбраны все нужные поля.
6 Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В крайнем диалоговом окне юзеру предлагается выбор выполнить запрос либо просмотреть его структуру в режиме конструктора.
Таковым образом был сотворен запрос на подборку «Предприятие».
Аналогичным образом сделаны запросы «Сотрудники», «Удержания из зарплаты», «Взносы во внебюджетные фонды», «Расчет».
Создание формы
Для сотворения форм в режиме мастера сделайте операции:
1. Изберите режим >Создание форм при помощи мастера до возникновения окна >Создание форм.
2. В перечне Таблицы и запросы изберите требуемый объект
3. В перечне доступные поля сделайте перевод (кнопкой «>») требуемых полей в перечень >Избранные поля
4. Сделайте >Дальше и изберите из показавшегося перечня наружный вид формы (к примеру, «Ленточный»).
5. Сделайте >Дальше и изберите из показавшегося перечня требуемый стиль (к примеру, «Интернациональный»).
6. Сделайте >Дальше и установите имя формы (к примеру, «Сотрудники»).
7. Сделайте >Готово и удостоверьтесь в наличии готовой формы.
Аналогичным образом сделаны запросы «Удержания из зарплаты», «Взносы во внебюджетные фонды», «Компании», «Расчет».
Создание главной кнопочной формы
Чтоб сделанная база данных смотрелась в виде отдельной программки применяется способ сотворения Главной кнопочной формы.Для того, чтоб сделать Главную кнопочную форму необходимо сначала открыть базу данных, а потом выполнить последующие операции:
1). В меню >Сервис избрать команду >Служебные программки, а потом >Диспетчер кнопочных форм.
2). Если выводится запрос на доказательство сотворения кнопочной формы, надавить клавишу >Да.
3). Надавить клавишу >Сделать.
4). Ввести имя новейшей кнопочной формы и надавить клавишу >OK.
5). имя новейшей кнопочной формы добавляется в поле >Странички кнопочной формы.
6). Избрать имя новейшей кнопочной формы и надавить клавишу >Поменять.
7). Надавить клавишу >Сделать.
8). В поле >текст ввести текст для первой клавиши кнопочной формы, а потом избрать для нее команду в поле >Команда. >Открыть форму для конфигурации.
Для сотворения кнопочной формы, которая открывает остальные кнопочные формы, необходимо избрать в поле >Команда команду >Перейти к кнопочной форме, а потом указать кнопочную форму, к которой нужно перейти.
9). Для большинства избранных установок под полем >Команда раскрывается новое поле со перечнем. По мере необходимости, нужно избрать подходящий элемент в этом поле. к примеру, если на шаге 8 была выбрана команда >Открыть форму для конфигурации, изберите в поле >Форма имя подходящей формы и нажмите клавишу >OK.
Для сотворения других клавиш кнопочной формы необходимо повторить шаги с 7 по 9.
При разработке кнопочной формы при помощи диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items», которая обрисовывает текст и деяния клавиш формы. Если позже внести конфигурации в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может не работать.
Создание отчетов
отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать либо файл. Они разрешают извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, комфортном для восприятия, также предоставляют широкие способности для обобщения и анализа данных. Для сотворения отчетов в режиме мастера необходимо выполнить операции:
1. Избрать режим >Создание отчета при помощи мастера до возникновения окна >Создание отчетов.
2. В перечне Таблицы и запросы избрать требуемый объект.
3. В перечне доступные поля выполнить перевод (кнопкой «>») требуемых полей в перечень >Избранные поля.
4. Выполнить >Дальше и установить уровни группировки.
5. Выполнить >Дальше и задать требуемый порядок сортировки.
6. Выполнить >Дальше и избрать вид макета для отчета (к примеру, «Табличный»).
7. Выполнить >Дальше и выбратьиз показавшегося перечня требуемый стиль (к примеру, «Обыденный»).
Аналогичным образом были сделаны другие отчеты
Заключение
В деловой либо личной сфере нередко приходится работать с данными из различных источников, любой из которых связан с определённым видом деятель. Для координации всех этих данных нужны определённые познания и организационные способности. Microsoft Access соединяет воединыжды сведения из различных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты разрешают стремительно и отлично обновлять данные, получать ответы на вопросцы, производить поиск подходящих данных, рассматривать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.
В базе данных сведения из всякого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц инсталлируются связи меж таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также разрешают обновить либо удалить сразу несколько записей, выполнить интегрированные и особые сообщения.
Для просмотра, ввода либо конфигурации данных прямо в таблице используются формы. Форма дозволяет отобрать данные из одной либо нескольких таблиц и вывести их на экран, используя обычный либо сделанный юзером макет.
Для анализа данных либо распечатки их определённым образом употребляются отчеты. К примеру, можно сделать отчёт, группирующий данные либо подводящий итоги.
В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует избрать подобающую вкладку. При помощи клавиш можно открывать и изменять имеющиеся объекты и создавать новейшие.
Разработанная база данных дозволяет стремительно и отлично надзирать деятельность компании и вести учет заключенных ими договоров. Удачный интерфейс программки, с одной стороны, дозволяет просто ориентироваться в программке, не требуя от юзера каких-то особых способностей работы с электронно-вычислительными машинками, с иной стороны предоставляет юзеру нужную оперативную информацию. Данные сведения разрешают производить довольно точную работу филиалов, на базе которой можно рассматривать текущее положение компании посреди ее соперников и планировать последующую деятельность.
Перечень использованной литературы
1. Когаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. – М.: деньги и статистика, 2002. – 800с.
2. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении. –СПб.: Из-во Михайлова В.А., 2001. –360с.
3. Гайдамакин Н.А. Автоматические информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: учебное пособие. – М.: Гелиос АВР, 2002. – 368 с.
4. Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике. -2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2009. – 462с.
5. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.
6. Информатика. Базисный курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.
7. информационных технологий: — HTTP://www.citforum.ru
]]>