Учебная работа. Реферат: Телеграмма, телефонограмма, факс

Учебная работа. Реферат: Телеграмма, телефонограмма, факс

Содержание

ВВЕДЕНИЕ……………………..………………………………………………….3

1.Телеграмма………………………………………………………………………4

1.1 История развития телеграмы…………………………………………..……4

1.2 Черта телеграммы………………………………………………4

2. Телефонограмма………………………………………………………………..9

3. Факсограмма…………………………………………………………………..10

3.1 Черта факсограммы….……………………………..………11

Заключение…………………………………….……..………….……..………12

Перечень использованной литературы…………………………………………13

приложение 1…………………………………………………..……….………14

Приложение 2……………………………………………………….…….…….15

Приложение 3……………………………………………….…………………..16

Введение

С древних времен человек ведет переписку с для себя схожими. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Непринципиально на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния средством письма. Наверное уже тогда существовали деловые письма, при помощи которых человек производил обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение. Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика всходит еще к седоватый древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, методы дизайна и работы с ней создавались и шлифовались веками. Почти все виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Большая часть документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно-справочные документы докладывают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, разрешают избрать тот либо другой метод управленческого действия. Они не содержат поручений, не обязывают делать поручения.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши деньки. Связи компании с наружными организациями, потому что конкретно письма соединяют организацию-автора с иными учреждениями.

1. Телеграмма

1.1 История развития телеграммы

1-ое сообщение было отправлено средством телеграфа 25 июля 1837 года Чарльзом Витстоуном (Charles Wheatstone) с жд станции Эустон (Euston). Получил это послание Уильям Фосергил Кук (William Fothergill Cooke), находившийся в английском районе Камден.

С того времени прошло практически 170 длительных лет. Революционная по тем временам разработка, позволяющая пересылать сообщения на большие расстояния, быстро развивалась в течении XIX века, став одним из самых фаворитных методов связи. Телеграф также существенно воздействовал на остальные средства коммуникации, включая электрическую почту и Веб.

Может быть, если б в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company-одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сейчас мы бы с вами жили совершенно в другом мире. Уже в 1874 году в Англии услугами телеграфа можно было пользоваться в 20 тыщах городов и деревень. Страна также имела связь с США

В XX веке телеграмма уже отошла, а 2-ой план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который употребляется в почти всех странах до сего времени.

1.2 Черта телеграммы

Телеграмма – обобщенное заглавие разных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особенному способу передачи текста: по телеграфу либо телетайпу.

Вид документа, определяемый методом передачи инфы по каналам телеграфной связи.

Телеграммы в вариантах, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросцев.

порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ

Группы и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для государств СНГ , призванная регулировать отношения сотрудничества между государствами, ранее входившими в состав СССР)

1. заверенная: Эстония, Литва;

2. срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;

3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.

Телеграмма содержит последующие реквизиты:

· служебный заголовок;

· указание группы телеграммы;

· отметка о виде телеграммы;

· телеграфный адресок получателя (условный либо полный);

· текст (содержание телеграммы);

· подпись;

· регистрационный делопроизводственный номер;

· дата регистрации;

· адресок и наименование отправителя (помещается под чертой).

слова в телеграммах для подсчета делятся на:

1. действительные;

2. тарифные.

Действительные слова нужны для контроля корректности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов делается оплата телеграмм.

Телеграммы оформляются на особых типографских бланках, а в случае их отсутствия на обыкновенной бумаге. Печатают телеграмму в 2-ух экземплярах на одной стороне листа через два интервала строчными знаками, без абзацев, переноса слов. (приложение А).

1-ый экземпляр направляется на телеграф, 2-ой – подшивается в дело.

Неотклонимыми реквизитами телеграммы являются:

· вид документа;

· отметка о группы (пресса, срочная, обычная и т.п.) и виде (с извещением; с доставкой почтой; с оплаченным ответом и т.п.);

· телеграфный адресок получателя;

· текст;

· регистрационный индекс (номер);

· почтовый адресок организации-отправителя;

· подпись должностного лица, от имени которого передается текст;

· печать и дата.

текст телеграммы различается так именуемым телеграфным стилем, составляется в максимально сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частички (не считая
), знаки препинания. Числа и числа пишутся словами. Цифрами обозначаются лишь заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют лишь в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение символов препинания условными обозначениями: ТЧК – точка; ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки. В телеграммах не употребляются сложные, многоречивые предложения, соответствующие для деловых писем, выбор делается в пользу наиболее маленьких слов. Предпочтение отдается нейтральной и определенной деловой лексике, употребление которой не вызывает истолкований. Не рекомендуется употреблять сверхизбыточную лексику, не несущую новейшей инфы, а только повторяющую уже произнесенное.

текст телеграмм должен содержать лишь определенную информацию, отражающую существо ситуации. текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превосходить 2-ух машинописных страничек. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строчкой и начинается с абзаца. В подписи обязана быть указана фамилия создателя телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адресок отравителя, наименование организации-отправителя, должность, инициалы, фамилия исполнителя и дата отправки. Оборотный адресок, пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответственной организации либо печатью “Для телеграмм”. В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций либо учреждений, любая подпись заверяется печатью соответственной организации либо учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма обязана быть верно и разборчиво написана либо написана на лицевой стороне телеграфного бланка либо на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем либо по требованию оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма не обязана содержать наиболее 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она обязана быть разбита оператором связи на несколько частей по 300 слов любая, передаваемых как отдельные телеграммы.

2. Телефонограмма

документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат приобретенное сообщение записывает от руки. Быть может застенографирована либо записана при помощи звукозаписывающей аппаратуры, а потом расшифрована и отпечатана. Следует инспектировать корректность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Неотклонимыми реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

· номера телефонов;

· текст и подпись.

Поступившая телефонограмма обязана иметь те же реквизиты, что и отправляемая, кроме подписи.

Телефонограмма обязана иметь заголовок, он составляется в согласовании с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” либо “о”. к примеру, “О изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам коротко, верно, ординарными предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие отдать телефонограмму, во 2-ой – предпринимаемые деяния. Телефонограмма излагаются от первого лица. Размер телефонограммы не должен превосходить 50 слов (приложение 2).

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается управляющим либо ответственными исполнительным.

3. Факсограмма (телефакс, факс)

3.1 Черта факсограммы

Факс – это получаемая на картонном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (с помощью факсимальной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, потому что по факсу можно передать хоть какой документ на картонном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, контракт, протокол и др., но почаще всего факс употребляется для передачи служебных писем и различного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур владеет юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в особом заверении.

Не существует каких-то особых требований дизайна документов, предъявляемых к соответственному виду документа: печататься точным, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость либо деформация вещественного носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не обязано быть морщин, пятен, извивов и рельефов от надписей на обратной стороне (приложение 3).

Заключение

В процессе данной работы были рассмотрены главные свойства телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

Необходимо подчеркнуть, что в истинное время в управленческой практике употребляются основным образом документы, сделанные любым образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, также с внедрением графики, рисунка, фото, звука- и видеозаписи, и на особом материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с внедрением соответственного носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На нынешний денек в управленческой практике преобладающим методом документации является компьютерная печать. Но ряд документов, к примеру заявление, пояснительные записки создаются обыденным рукописным методом.

Перечень литературы:

1. Басаков М.И. Делопроизводство. М.: 2002г.

2. Васильева И.Н. Базы делопроизводства и индивидуальный Менеджмент: Учебное пособие для вузов /ВЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. – 240.

3. Гринберг А.С., Быченков В.Ф., Горбачев Н.Н. Документационные системы управления. Мн. Учебное пособие. Части 1 и 2. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997.

4. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое управление. – Мн.:ТетраСистемс,1999.– 288 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: 1999г.

приложение 1

Наименование вида документа (ТЕЛЕГРАММА)

наименование группы

АДРЕСАТ

(ЖЕЛАТЕЛЬНО ТЕЛЕГРАФНЫЙ)

текст ТЕЛЕГРАММЫ

ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ ДОЛЖЕН БЫТЬ ПРЕДЕЛЬНО КРАТКИМ БЕЗ СОЮЗОВ ПРЕДЛОГОВ ЗНАКОВ ПРЕПИНАНИЯ. ЦИФРЫ И ЧИСЛА КАК правило ПИШУТ ПРОПИСЬЮ ТЕКСТ ОФОРМЛЯЮТ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ ЧЕРЕЗ ДВА ИНТЕРВАЛА УКАЗАНИЕ НА ДОЛЖНОСТНОЙ лицо ОТ ИМЕНИ КОТОРОГО ПОСЫЛАЕТСЯ ТЕЛЕГРАММА

Справочные данные организации- отправителя

Наименование организации отправителя

Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

(печать)

приложение 2

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные о организации

ТЕЛЕФОНОГРАММА Адресат:

00.00.0000 №00 Должность_____________

Заголовок к тексту И.О.Фамилия___________

текст ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование должности ___________________________________ И. О. Фамилия

(подпись)

Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О

Тел. 00 00 00 Тел. 00 00 00

время передачи: 00 час.00 мин. время приема: 00 час. 00 мин.

приложение 3

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:___________________

Справочные данные о организации Должность_________________

И.О.Фамилия______________

00.00.0000 №00 телефон___________________

На № от 00.00.0000 Факс______________________

Заголовок к тексту

текст ФАКСА

Должность _________________________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись)

]]>